Prowadzisz działalność gospodarczą w formie spółki i masz obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych? A może dopiero rozpocząłeś działalność, w związku z czym nie orientujesz się, czy w ogóle spoczywa na Tobie tego rodzaju obowiązek?
W niniejszej publikacji, na wstępie przybliżymy Ci, czym w ogóle jest sprawozdanie finansowe, a następnie wskażemy kto i do kiedy powinien zatwierdzić sprawozdanie finansowe za 2023 rok, wyjaśniając uprzednio jak wygląda jego sporządzenie.
Zapraszamy do lektury!
Sprawozdanie finansowe – co to takiego?
Sprawozdanie finansowe to nic innego jak dokument, który zawiera podstawowe informacje, dotyczące rocznej działalności przedsiębiorstwa pod względem rachunkowym i finansowym. Można z niego uzyskać informację w zakresie poniesionych strat przez dany podmiot, jak również o wysokości osiągniętych dochodów jeśli takie wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Obowiązek przygotowania i zatwierdzenia, a także jego opublikowania wynika z ustawy o rachunkowości. Sprawozdania finansowe sporządzają podmioty prowadzące pełną rachunkowość, które podlegają ustawie o rachunkowości. Obowiązek ten nie dotyczy na przykład spółek jawnych osób fizycznych nieosiągających określonych przychodów.
Co istotne, sprawozdanie finansowe sporządzane jest zawsze na określony dzień, który nazywany jest dniem bilansowym. W sytuacji gdy rok obrotowy danej jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowy, dniem bilansowym będzie 31 grudnia danego roku.
W tej publikacji przedstawimy Ci zasady dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego podmiotu, posiadającego rok obrotowy kończący się w dniu 31 grudnia, a nasze rozważania dotyczyć będą sprawozdania za rok 2023.
Sporządzenie sprawozdania finansowego.
Obowiązkami sprawozdawczymi, objęte są wszystkie jednostki stosujące ustawę o rachunkowości, a zatem zarówno jednostki sektora prywatnego, sektora finansów publicznych, jak również organizacje non-profit.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, sporządzać sprawozdanie finansowe muszą podmioty, które zgodnie z ustawą o rachunkowości są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych – na przykład ze względu na formę prawną, w której działają.
Co więcej, taki rodzaj sprawozdawczości – tzn. prowadzenie ksiąg rachunkowych – może także zostać dobrowolnie wybrany przez podmioty, na które obowiązek taki nie został narzucony przez ustawodawcę.
W związku z tym obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego może dotyczyć zarówno jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, a zatem spółek osobowych i kapitałowych, jak również osób prowadzących działalność gospodarczą, wpisaną do CEIDG. Wszystko zależy od metody ewidencjonowania przychodów i kosztów oraz innych warunków wskazanych w ustawie o rachunkowości.
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić za każdy rok obrotowy działalności podmiotu, a termin jego sporządzenia upływa w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. W związku z tym, termin sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2023 upływa w dniu 31 marca 2024 roku.
Podmiot odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego.
Warto również wspomnieć, że za sporządzenie sprawozdania odpowiada kierownik jednostki, którym w zależności od podmiotu, który ma sporządzić sprawozdanie finansowe może być: członek zarządu danej spółki, wspólnicy uprawnieni do prowadzenia spraw spółki, likwidator, syndyk, czy też zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym.
W związku z tym, że obecnie sprawozdania finansowe sporządzane są jedynie w formie elektronicznej, kierownik jednostki zobowiązany jest także do podpisania go elektronicznie podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub osobistym.
Co więcej, roczne sprawozdanie finansowe musi podpisać oprócz kierownika jednostki także osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a zatem na przykład główny księgowy.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
Wiemy już, że sprawozdanie finansowe za rok 2023, jednostki prowadzącej księgi rachunkowej, należy sporządzić do końca marca 2024 roku. Jak jednak wygląda kwestia dotycząca jego zatwierdzenia?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone, we właściwym trybie przyjętym dla danej jednostki, w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W związku z tym termin do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2023 rok upływa w dniu 30 czerwca 2023 roku.
Podmiot zatwierdzający sprawozdanie finansowe.
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości, przez podmiot zatwierdzający sprawozdanie finansowe rozumie się organ, który z obowiązującymi przepisami prawa, statutem lub umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania rocznego sprawozdania finansowego jednostki.
W związku z tym należy uznać, że to, kto będzie uprawniony a tym samym zobowiązany do zatwierdzenia sprawozdania, zależeć będzie od tego, z jakim podmiotem mamy do czynienia. Tym samym przykładowo będzie to:
- zwyczajne zgromadzenie wspólników – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
- zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy – w przypadku spółki akcyjnej;
- wszyscy wspólnicy – w przypadku spółki jawnej, partnerskiej;
- właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.
Badanie sprawozdania finansowego.
W pewnych wypadkach, przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego konieczne będzie jego badanie przez biegłego rewidenta. Badanie takie polega na weryfikacji przez biegłego sprawozdania jednostki pod względem jego poprawności, jak również prawdziwości zawartych w nim danych.
Badanie sprawozdania przez biegłego rewidenta jest potrzebne m.in. w odniesieniu do sprawozdań finansowych sporządzanych przez spółki akcyjne, banki, jak również zakłady ubezpieczeń.
Podmioty rozwijające się dynamicznie, zwiększającej swoje przychody powinny weryfikować, czy dynamiczny rozwój działalności nie spowodował konieczności poddania badaniu sprawozdania finansowego. Jeżeli zaniechano wykonania tego obowiązku uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, dokonaniu podziału zysku będzie nieważna. Może mieć to istotne konsekwencje dla wspólników i zarządu spółki, gdyż wypłacona dywidenda będzie traktowana jako bezprawna wypłata, która powinna zostać zwrócona spółce.
Złożenie sprawozdania finansowego.
Kiedy już sprawozdanie finansowe zostanie sporządzone i opatrzone podpisem odpowiednich osób, a następnie zatwierdzone w odpowiednim trybie dla danego podmiotu, należy jeszcze dopilnować wypełnienia obowiązku przekazania sprawozdania finansowego oraz jego zatwierdzenia do Krajowego Rejestru Sądowego lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.
I tak oto:
- Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sporządzające sprawozdania finansowe np. spółki z o.o., spółki akcyjne, spółki komandytowe – są zobowiązane do ich złożenia do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego;
- Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają w związku z tym obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych – są zobowiązani do ich złożenia Szefowi KAS w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok;
- Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe – są zobowiązani do ich złożenia Szefowi KAS w terminie 15 dni do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Brak pełnej księgowości a sprawozdanie finansowe.
Spółki jawne oraz spółki partnerskie, jeśli ich przychody są mniejsze niż równowartość kwoty 2 milionów euro, nie są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, a co za tym idzie, nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z regułami obowiązującymi pozostałe spółki prawa handlowego.
Mimo to, na podmiotach tych spoczywa obowiązek złożenia do sądu rejestrowego informacji o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Termin na wypełnienie tego obowiązku wynosi 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.
W związku z tym, w odniesieniu do roku 2023, podmioty te zasadniczo będą zobowiązane do zawiadomienia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego do końca czerwca 2024 roku.
Sprawozdanie finansowe a inne obowiązki.
W przypadku zatwierdzania sprawozdań finansowych, należy również pamiętać o kilku dodatkowych kwestiach. Mianowicie, ze sporządzeniem i zatwierdzeniem sprawozdań finansowych, każdorazowo łączy się także obowiązek podjęcia uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty – w zależności od sytuacji finansowej danego podmiotu.
Co więcej, w odniesieniu do spółek kapitałowych, należy również pamiętać o:
- sporządzeniu przez zarząd sprawozdania z działalności spółki i zatwierdzeniu go przez wspólników spółki;
- udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w minionych okresie sprawozdawczym;
- sprawdzeniu kadencji organów w spółce i ewentualnym powołaniu nowych osób do sprawowania funkcji w organach danej spółki – w przypadku spółek kapitałowych.
Podsumowanie.
W odniesieniu do obowiązku sprawozdawczego za 2023 rok, Ministerstwo Finansów, nie zdecydowało się na przedłużenie terminów związanych ze sprawozdaniami finansowymi, jak również obowiązków w zakresie podatku dochodowego, tak jak to miało miejsce w odniesieniu do lat poprzednich, w związku z pandemią koronawirusa.
W rezultacie ostateczne terminy sprawozdawcze, odnoszące się do podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, wynikające z przepisów ustawy o rachunkowości upływają odpowiednio:
- w dniu 31 marca 2024 roku – sporządzenie sprawozdania finansowego za 2023 rok;
- w dniu 30 czerwca 2024 roku – zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2023 rok;
- w dniu 15 lipca 2024 roku – złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym lub u Szefowi Administracji Skarbowej.
Warto wspomnieć, że względem spółek, które nie złożą sprawozdania w określonym terminie, sąd rejestrowy dokona wszczęcia tzw. postępowania przymuszającego, w którym wyznaczy danemu podmiotowi 7-dniowy termin do uczynienia obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o rachunkowości.
Brak uczynienia zadość obowiązkowi, w terminie 7 dni od otrzymania powiadomienia o wszczęciu postępowania przymuszającego, skutkować może nałożeniem grzywny, a nawet może prowadzić do rozwiązania spółki.
Wobec tego warto pilnować terminów sprawozdawczych i nie narażać się na przykre konsekwencje związane z koniecznością uiszczenia grzywny bądź pozbawienia spółki bytu prawnego w związku z jej rozwiązaniem.
Oferta Kancelarii.
Potrzebujesz pomocy przy zatwierdzeniu sprawozdania finansowego bądź chciałbyś zlecić profesjonaliście złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym, a może ostateczne terminy sprawozdawcze wynikające z ustawy o rachunkowości są dla Ciebie niejasne bądź chciałbyś uzyskać poradę w zakresie danych zawartych w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym swojego kontrahenta, zapoznaj się z ofertą Kancelarii.
Zapraszamy do kontaktu pod nr tel.:
