Nowelizacja kodeksu spółek handlowych, która weszła w życie 13 października 2022 r., wprowadziła wiele zmian mających praktyczny wpływ na funkcjonowanie zarządów spółek, m.in. w zakresie nałożenia na nich nowych obowiązków. W ich wyniku spółki musiały zmienić sposób organizacji pracy swoich zarządów.
Na tle nowelizacji przepisów wyklarowały się nowe reguły odpowiedzialności, które są oparte na dwóch nadrzędnych zasadach:
- zasadzie lojalności wobec spółki, określonej w art. 209 (1) k.s.h.,
- zasadzie Business Judgement Rule, określonej w art. 293 § 3 k.s.h.
Ponadto wprowadzono obowiązek sporządzania pisemnych protokołów uchwał, a więc obowiązek sformalizowania efektów pracy zarządu spółki. Przy czym, przypominam, że podjęcie uchwały jest obowiązkowe, jeśli planowana czynność przekracza zakres zwykłych czynności spółki lub członek zarządu zgłosił sprzeciw co do podjęcia czynności nieprzekraczającej tego zakresu.
Zasada lojalności wobec spółki
Przepis art. 209 (1) kodeksu spółek handlowych określa ogólne obowiązki członka zarządu względem spółki. Zgodnie ze wskazanymi przepisami, członek zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków:
- dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności,
- dochować lojalności wobec spółki,
- nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.
Kiedy członek zarządu jest lojalny wobec spółki?
W ogólnym ujęciu można powiedzieć, że istotą zasady zachowania lojalności jest nakaz powstrzymania się od wszelkich działań sprzecznych z interesem spółki.
Dotychczas samo występowanie obowiązku lojalności wobec spółki i jego spoczywanie na członkach organów spółek kapitałowych wynikało z praktyki oraz dorobku doktryny i orzecznictwa sądowego.
Po nowelizacji przepisy wyrażają tę zasadę wprost.
Business Judgement Rule
Zasada Business Judgement Rule jest uzupełnieniem opisanej wyżej zasady lojalności wobec spółki.
Wyraża ją art. 293 § 3 kodeksu spółek handlowych:
Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Ustawodawca zrywa z następczą oceną członków organów przez pryzmat skutków podejmowania szeregu decyzji biznesowych, a kładzie nacisk na sam moment podejmowania przez nich decyzji oraz na proces podejmowania decyzji (jego poprawności), towarzyszące temu okoliczności, informacje itd.
Podczas planowanej czynności, czy będzie ona działaniem, czy zaniechaniem (np. podczas zawarcia umowy, rozwiązania umowy, wdrożenia strategii, odstąpienia od wdrożenia strategii) członek zarządu musi dokonać osądu biznesowego konkretnej sytuacji.
Zasada biznesowej oceny sytuacji jest odzwierciedleniem okoliczności, jakie należy brać pod uwagę przy ocenie czy członek organu dochował należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków. Innymi słowy, członek organu powołując się na okoliczności objęte zasadą biznesowej oceny sytuacji, co do zasady, uwolni się od odpowiedzialności.
Wyłączenie odpowiedzialności członka organu za błędne decyzje organu, które doprowadziły do wyrządzenia spółce szkody, następuje wówczas, gdy w oparciu o zasadę biznesowej oceny sytuacji można stwierdzić, że decyzje te były podejmowane w granicach uzasadnionego ryzyka biznesowego w oparciu o informacje adekwatne do stanu faktycznego.
O jakie informacje chodzi w praktyce?
W praktyce przejawiać się to ma tym, aby członek zarządu przy wykonywaniu swoich obowiązków zasięgnął wszelkich informacji, opinii, analiz, raportów, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu przez niego oceny i podejmowaniu decyzji biznesowej.
Z pewnością przyczyni się to do tendencji tworzenia odpowiedniej dokumentacji w obronie stanowiska zarządu spółki co do podjętych decyzji.
Istotne jest więc odpowiednie dostosowanie wewnętrznych zasad compliance, sformalizowane dokumentowanie argumentów, głosów doradców, specjalistów oraz właściwy obieg tych dokumentów.
Dokumentowanie motywów podejmowanych decyzji
Zasady opisane powyżej przedstawiam na modelowym schemacie podejmowania decyzji po nowelizacji.
Spójna regulacja zasad odpowiedzialności członków zarządu spółki potwierdza funkcjonującą od dawna praktykę orzeczniczą. Potwierdza też prawdę dotyczącą gospodarki wolnorynkowej, że ryzyko jest nieodzownym, naturalnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej.
Przepisy kodeksowe wyłączające odpowiedzialność członków organów za błędny osąd biznesowy sytuacji przy zachowaniu należytej staranności wpływają z pewnością na rozwój działalności spółek i rozwój gospodarczy w skali makro.
Obowiązek protokołowania wszystkich uchwał zarządu spółki
Zarząd spółki będzie zobowiązany również do protokołowania przebiegu każdego ze swoich posiedzeń, także w spółkach z jednoosobowym zarządem. W praktyce w większości spółek odbywało się to bez nałożonego obowiązku kodeksowego, zatem w tym przypadku nowelizacja również ugruntowała dotychczasową praktykę panującą w spółkach.
Szczegółowe zasady określają, że protokoły będzie musiał podpisywać co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie. Odstępstwa od tej reguły może określać regulamin zarządu czy umowa spółki, mogą być też ustanowione statutem spółki.
Wprowadzone zostaną obowiązkowe elementy protokołów zarządu spółki, tj.:
- porządek obrad,
- imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
- liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały,
- zdania odrębne (votum separatum) z ewentualnym umotywowaniem.
Zarząd podejmując uchwałę, będzie musiał ją zaprotokołować w każdej istotnej dla spółki kwestii.
Na zarząd nałożono też liczne obowiązki informacyjne związane z przekazywaniem danych i dokumentów radzie nadzorczej. Zarząd będzie miał obowiązek udostępnić informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące działalności spółki oraz dokumenty potrzebne do dokonania przez radę nadzorczą rewizji stanu majątku spółki.
Oferta Kancelarii
Jeżeli prowadzisz własny biznes, jesteś wspólnikiem spółki kapitałowej, szykujesz zmiany w swojej firmie, bądź jesteś zainteresowany skorzystaniem ze stałej obsługi prawnej, skontaktuj się z nami.
Zapraszamy do kontaktu
