Kto może reprezentować spółkę cywilną? Kto podpisuje umowy?

Czy wiesz jaki status posiada spółka cywilna w oparciu o obowiązujące przepisy prawa?

Wydaje Ci się, że jest to jedna ze spółek prawa handlowego, a jej działanie reguluje kodeks spółek handlowych podobnie jak obejmuje przepisy określające spółkę jawną, komandytową, czy też spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Nic bardziej mylnego!

W niniejszej publikacji, pokrótce wyjaśnimy Ci czym w istocie jest spółka cywilna, jakie zasady reprezentacji wiążą się ze spółką cywilną, a co za tym idzie kto w spółce cywilnej uprawniony jest do jej reprezentowania, dokonywania czynności prawnych, w tym podpisywania umów w imieniu tej spółki.

Wskażemy także czym jest zakres zwykłych czynności spółki i dlaczego ma on znaczenie w odniesieniu do jej reprezentacji.

Zapraszamy do lektury.

Spółka cywilna – co to takiego?

Spółka cywilna jest jedną z form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, która uregulowana została w kodeksie cywilnym, a więc nie w kodeksie spółek handlowych, który reguluje działalność spółek. Formalnie spółka cywilna nie jest w ogóle spółką, o której mówi kodeks spółek handlowych.

Spółka cywilna w istocie jest umową zawartą pomiędzy co najmniej dwoma podmiotami, które w zawartej przez siebie umowie zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów.

Tworząc spółkę cywilną nie tworzymy nowego podmiotu prawnego, a jedynie porozumiewamy się z naszym wspólnikiem, że będziemy działać wspólnie w określony sposób jakim jest prowadzenie spraw spółki, reprezentowania spółki (czyli wspólników) wobec osób trzecich oraz dzieląc się korzyściami i stratami ze wspólnego przedsięwzięcia. Od zasady, że spółka cywilna nie ma podmiotowości prawnej są pewne drobne wyjątki na przykład na gruncie prawa podatkowego (spółka cywilna jest odrębnym podatnikiem na gruncie niektórych podatków np. podatku VAT).

Faktycznie więc spółka cywilna – aby dobrze uchwycić jej sens – jest wspólnym przedsięwzięciem kilku podmiotów prawnych, a nie spółką mającą podmiotowość prawną.

Do jej powstania konieczne jest współdziałanie co najmniej dwóch osób – fizycznych, prawnych, czy też jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej (takich jak na przykład spółki jawnej, komandytowej).

Kto zatem w spółce cywilnej podejmuje czynności związane z jej reprezentowaniem, skoro jest to podmiot nie posiadający podmiotowości prawnej, a więc i zdolności prawnej, a co za tym idzie który nie może we własnym imieniu składać oświadczeń woli, w szczególności zaś zaciągać skutecznie zobowiązań?

Czy zachodzą tutaj jakiekolwiek podobieństwa do spółek prawa handlowego? Dowiesz się tego w dalszej części tej publikacji.

Reprezentacja spółki cywilnej, co to właściwie oznacza?

Pojęcie reprezentacji w spółce cywilnej oznacza w zasadzie wszystko to, co dotyczy relacji wspólników wobec osób trzecich. Będą to zatem czynności polegające na składaniu oświadczeń woli w sprawach spółki – zawieranie umów, wypowiadanie umów, aneksowanie umów, jak również przyjmowanie oświadczeń woli, które zostały do niej skierowane.

Prawo reprezentacji spółki cywilnej dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, do których należą na przykład zawieranie umów, udzielanie pełnomocnictw, czy też podpisywanie protokołów odbiorów usług, czy też branie udziału w spotkaniach (negocjacjach) z kontrahentami, składanie ofert, akceptacja ofert.

W zakresie reprezentowania spółki mieszczą się także wszystkie czynności pozasądowe, a wśród nich składanie apelacji, zażaleń, pozwów, reprezentację wspólników na rozprawach.

Co istotne, prawo reprezentowania spółki nie może być ograniczone ze skutkiem wobec osób trzecich.

Co więcej, w związku z tym, że spółka nie posiada zdolności prawnej, wszystkie czynności jakie są podejmowane w spółce cywilnej, w jej imieniu przez jej wspólników, są w istocie dokonywane na ich rzecz, a nie na rzecz spółki cywilnej. W takim wypadku bowiem, to jej wspólnicy są stronami czynności, w tym są stronami czynności sądowych i pozasądowych spółki.

Kiedy już wiemy, co kryje się pod pojęciem reprezentacji, zastanówmy się jak wygląda taka reprezentacji na gruncie obowiązujących przepisów.

Reprezentacja spółki cywilnej – zasady ogólne.

Kodeks cywilny stanowi, że w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Co istotne, wspólnicy mający prawo reprezentacji spółki nie są jej organami, ale przedstawicielami ustawowymi.

Brzmienie przytoczonego przepisu pozwala na przyjęcie, że przede wszystkim aby określić zasady reprezentacji spółki cywilnej przeanalizować należy umowę spółki cywilnej.

W następnej kolejności należy prześledzić inne umowy zawarte przez wspólników działających w spółce cywilnej, a także uchwały podejmowane przez nich w toku jej funkcjonowania. Mogą one bowiem zawierać określenie zasad reprezentowania spółki w relacji wobec osób trzecich.

W sytuacji natomiast, gdy wspólnicy nie dojdą do porozumienia, w żadnym ze wskazanych dokumentów, aby określić, który z nich i na jakich zasadach będzie uprawniony do reprezentowania spółki cywilnej należało będzie posiłkować się regulacją ustawową odnoszącą się do prowadzenia jej spraw.

W dalszej części publikacji przybliżymy Ci jak kształtują się ustawowe zasady, według których spółka cywilna jest reprezentowana.

Kodeks cywilny a zasady reprezentowania spółki.

Jak już wiesz, Kodeks cywilny w art. 866 stanowi, że w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik spółki cywilnej jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw.

Brzmienie przytoczonego przepisu jasno wskazuje, że umocowanie do reprezentowania spółki może wynikać z ustawy, jednak regulacja ta znajdzie zastosowanie tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy wspólnicy nie doszli do porozumienia w sposób odmienny, czy to w zawartej przez siebie umowie czy to w podjętej przez nich uchwale.

Przyjęte przez ustawodawcę rozwiązanie, powoduje ścisłe powiązanie ze sobą dwóch kwestii, a mianowicie działania w imieniu spółki cywilnej w stosunkach zewnętrznych – w relacjach wobec osób trzecich, oraz prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki przez jej wspólników.

Czyli – chcesz wiedzieć, czy wspólnik może reprezentować spółkę to przyjrzyj się do czego uprawniony jest ten wspólnik w zakresie prowadzenia spraw spółki, a więc podejmowania decyzji w spółce.

Wskazane rozwiązanie powiązane jest ściśle z tym, że spółka cywilna nie posiada podmiotowości prawnej, a zatem nie występuje w obrocie gospodarczym jako samodzielny podmiot odrębny od osób, które zdecydowały się na działalność w jej ramach.

W spółce cywilnej, w związku z tym nie powołuje się żadnych organów, całość jej działalności opiera się na działalności jej wspólników.

Czym jest prowadzenie spraw spółki cywilnej?

Wiemy już, że jeśli umową spółki, inną umową wspólników lub uchwałą nie określili oni zasad dotyczących reprezentowania spółki, zastosowanie znajdują przepisy kodeksu cywilnego, dotyczące prowadzenia jej spraw. Czym jednak jest prowadzenie spraw spółki?

Otóż, prawo prowadzenia spraw spółki, oznacza w istocie podejmowanie czynności w spółce cywilnej, które są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa zbudowanego na jej podstawie.

Pod pojęciem tym kryły się będą w związku z tym wytyczanie kierunków rozwoju, podejmowanie decyzji o kolejnych zamierzeniach gospodarczych.

Aby lepiej zrozumieć sytuację, wyobraź sobie, że prowadzisz wraz ze swoim wspólnikiem w ramach umowy spółki cywilnej piekarnię. Obecnie macie jeden punkt sprzedaży pieczywa.

Zastanawiacie się jednak na rozszerzeniem zakresu prowadzonej przez Was działalności. W tym celu poszukujecie nowego lokalu, zastanawiacie się w jakiej lokalizacji najlepiej go otworzyć, w jakich godzinach powinien on być czynny, analizujecie koszty, przyszłe przychody, konieczne działania. W końcu, po przeprowadzeniu analiz, trzeba podjąć decyzję. Te działania oraz decyzja jaka będzie podjęta to prowadzenie spraw spółki.

Decyzje te podejmowane są w stosunkach wewnętrznych, bez udziału osób trzecich i wszystkie one stanowić będą właśnie czynności związane z prowadzenie spraw spółki cywilnej.

Jak natomiast wyglądają zasady i prawo prowadzenia spraw spółki, na gruncie obowiązujących przepisów?

Co mówią przepisy w zakresie prowadzenia spraw spółki?

Zastanawiając się jak wygląda prawo prowadzenia spraw spółki cywilnej, musisz mieć na uwadze kilka zasadniczych kwestii. Wyjaśnimy Ci na co powinieneś zwrócić uwagę w dalszej części publikacji.

Przede wszystkim pamiętaj, że podobnie jak w przypadku reprezentacji, także odnosząc się do prowadzenia spraw spółki cywilnej – przepisy ustawowe będą wchodziły w grę tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy umowa spółki, czy też późniejsza umowa pomiędzy wspólnikami zawarta w toku ich działalności w ramach spółki cywilnej lub podjęta przez nich uchwała nie stanowi inaczej.

W sytuacji natomiast, gdy wspólnicy nie zdecydowali się na odejście od zasad ustawowych, a zatem będą one stanowiły podstawę do określenia zasad prowadzenia spraw spółki cywilnej, musisz dokonać rozróżnienia na kilka typów czynności. Będzie miało to bezpośredni wpływ na określenie zasad reprezentacji.

Mianowicie, ogromne znaczenie ma to czy dana czynność należy do zakresu zwykłych czynności spółki, przekracza wskazany zakres lub jest czynnością nagłą.

Czynności zwykłego zarządu.

Zakres zwykłych czynności spółki obejmuje bieżące, typowe decyzje związane z funkcjonowaniem spółki cywilnej.

Decyzje tego typu mogą być, na gruncie obowiązujących przepisów, co do zasady podejmowane przez każdego ze wspólników spółki samodzielnie. Istnieje jednak wyjątek od wskazanej samodzielności każdego ze wspólników.

Mianowicie, Kodeks cywilny w tym zakresie stanowi, że jeżeli przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wszystkich wspólników.

W związku z tym, nawet jeżeli dana sprawa jest sprawą nieprzekraczająca zakresu zwykłych czynności spółki, ale sposobowi jej prowadzenia sprzeciwi się choć jeden z pozostałych wspólników – aby mogła zostać ona zakończona w określony sposób konieczne jest podjęcie uchwały przez wspólników spółki cywilnej.

Jak jednak należy rozumieć zakończenie sprawy, w rozumienie przytoczonej regulacji? Mianowicie, zakończeniem sprawy spółki będzie wykonanie podjętej decyzji przez danego wspólnika, a zatem na przykład dokonanie określonych czynności prawnych np. zawarcie umów w wykonaniu decyzji związanej z dalszym rozwojem działalności.

Czynności przekraczające zwykły zarząd.

W sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki ich podjęcie wymaga uprzedniej uchwały wspólników. Nie istnieje jednak ustawowy katalog czynności, które przekraczają zwykły zarząd.

W związku z tym, będziesz musiał każdorazowo rozważyć, czy konkretna czynność, obejmuje zakres zwykłych czynności spółki, czy też go przekracza, a tym samym czy do jej podjęcia wymagana jest uchwała wspólników.

Dokonując rozważań w tym przedmiocie, powinieneś brać pod uwagę wartość zaciąganego zobowiązania spółki, czy też wartość prawa którym spółka cywilna ma rozporządzić.

Czynności nagłe.

Powinieneś także wiedzieć, że w przypadku gdy chodzi o dokonanie czynności nagłej, każdy wspólnik spółki cywilnej może bez uprzedniej uchwały pozostałych wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę cywilną na niepowetowane straty.

W przypadku czynności nagłej, nie będzie zatem potrzebna uchwała podjęta przez wspólników spółki cywilnej także w sytuacji, gdy dana czynność należy do kategorii czynności przekraczających zwykły zarząd.

W tego rodzaju sprawach bezskuteczny będzie także sprzeciw innego wspólnika spółki, nawet jeśli zostałby on złożony przed zakończeniem takie sprawy spółki.

Jak jednak należy rozumieć, że dana czynność jest czynnością nagłą?

Czynnością nagłą będzie tego rodzaju czynność, której nie podjęcie w zwykłym toku podejmowania tego rodzaju decyzji narazi spółkę cywilną na poniesienie niepowetowanej straty.

Uchwała wspólników spółki cywilnej.

Dowiedzieliśmy się już, że w pewnych sytuacjach prawo prowadzenia spraw spółki, a co za tym idzie również podjęcie czynności z zakresu jej reprezentacji, uzależnione jest od podjęcia przez wspólników spółki cywilnej uchwały, która pozwoli na dokonanie danej czynności.

Jaką jednak większością głosów taka uchwała powinna zostać podjęta? I kiedy można przyjąć, że doszło do podjęcia danej uchwały wspólników?

Otóż, odnosząc się do wielkości głosów potrzebnych do uznania, że doszło do podjęcia przez wspólników uchwały pozwalającej na dokonanie określonej czynności – zapamiętaj, że uchwała tego rodzaju powinna zostać podjęta jednomyślnie, przy udziale wszystkich wspólników spółki cywilnej.

Co więcej, uznać należy, że do podjęcia uchwały wspólników dochodzi w momencie, w którym każdy ze wspólników odda głos.

Oczywiście, w umowie spółki cywilnej można określić sposób przeprowadzania głosowania nad określonymi sprawami nie należącymi do zakresu zwykłych czynności spółki, można także zdefiniować jakie czynności będą wchodziły do przedmiotowego zakresu.

Modyfikacje sposobu prowadzenia spraw i reprezentacji.

Jak już wspominaliśmy, zarówno umowa spółki cywilnej, inna umowa zawarta pomiędzy wspólnikami, jak również uchwała wspólników, może wprowadzać modyfikacje w zakresie sposobu prowadzenia spraw spółki, jak również zasad jej reprezentowania. Co istotne, można dokonać modyfikacji jedynie jednej z przedstawionych kwestii. Wszystko zależy od uznania danych wspólników.

Musisz jednak pamiętać, że jeśli zdecydujesz się na modyfikację względem ustawowych zasad związanych z prowadzeniem spraw spółki, nie uregulujesz jednak w żaden sposób w zawieranej umowie spółki, innej umowie lub uchwale wspólników, sposobu jej reprezentacji – zastosowanie znajdą określone przez Ciebie w umowie spółki zasady związane z prowadzeniem jej spraw.

Jak już była o tym mowa – w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik spółki cywilnej jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jaki jest uprawniony do prowadzenia spraw spółki.

W związku z tym dokonanie modyfikacji zasad prowadzenia spraw spółki względem zasad wypływających z Kodeksu cywilnego, oznaczało będzie również dokonanie zmiany w zakresie reprezentowania spółki. Wynika to z brzmienia obowiązujących przepisów.

Zapamiętaj w tym miejscu, że w sytuacji gdy w umowie wyłączono wspólnika od prowadzenia spraw spółki, to należy przyjąć, że nie przysługuje mu też prawo jej reprezentowania (stanowisko takie wyrażone zostało w głosie do wyroku sądu apelacyjnego w Katowicach z marca 2001 roku).

Wobec tego, jeśli zależy Ci aby reprezentacja spółki cywilnej odbiega od zasad prowadzenia spraw spółki musisz pamiętać aby zadbać o to w umowie spółki, innej umowie zawartej ze wspólnikami bądź podjąć odpowiednią uchwałę w tym przedmiocie.

W jaki jednak sposób możesz zmodyfikować sposób reprezentacji spółki cywilnej? Masz w tym zakresie bardzo dużą swobodę.

Przykładowo możesz postanowić, że dla skuteczności podejmowanych czynności prawnej wystarczające jest aby czynność została wykonana przez któregokolwiek ze wspólników.

Możesz także wprowadzić regulację, zgodnie z którą dla skuteczności podejmowanych działań z zakresu reprezentowania spółki konieczne jest współdziałanie kilku wspólników łącznie, jednego konkretnego wspólnika z innym wspólnikiem czy też kilku pozostałych wspólników.

Wszystkie te modyfikacje względem ustawowych zasad może przewidywać umowa spółki, inna umowa wspólników lub podjęta przez nich uchwała.

Wybór sposobu reprezentowania spółki należy do Ciebie i związany jest z Twoją relacją z pozostałymi wspólnikami i zaufaniem, które względem nich posiadasz.

Warto jednak abyś zadbał o uregulowanie przedmiotowej kwestii już na etapie rozpoczynania działalności gospodarczej w ramach spółki cywilnej, bądź na późniejszym etapie w ramach zawartej przez wspólników umowy, czy też w uchwale która zostanie przez nich podjęta.

Pełnomocnik i prokurent.

Warto również zaznaczyć, że nie ma żadnych przeszkód aby ustanowić w spółce cywilnej pełnomocnika, który będzie uprawniony do reprezentowania spółki w relacjach z osobami trzecimi.

Musisz jednak pamiętać, że udzielając pełnomocnictwa, również pierwszorzędnie należy ustalić, jakie w danej spółce cywilnej istnieją zasady reprezentacji. Pełnomocnictwo bowiem powinno zostać udzielone na ich podstawie, biorąc pod uwagę możliwości poszczególnych wspólników do występowania wobec osób trzecich.

Należało będzie zatem mieć na uwadze czy osoba, która ma zostać ustanowiona pełnomocnikiem ma dokonywać zwykłych czynności spółki czy czynności przekraczających ten zakres.

Odmiennie rzecz wygląda w przypadku możliwości udzielenia prokury. Chociaż prokura jest w istocie szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, umocowującym do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, to spółka cywilna nie ma możliwości jej udzielenia. Dzieje się tak dlatego, ponieważ spółka cywilna jako taka nie posiada statusu przedsiębiorcy.

Prokurę będą mogli ustanowić jednak poszczególni wspólnicy spółki cywilnej, będący osobami fizycznymi prowadzącymi działalności gospodarczą i podlegającymi wpisowi do CEIDG lub spółkami prawa handlowego wpisanymi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Podsumowanie.

W tej publikacji dowiedziałeś się jak rozumieć pojęcie reprezentacji w spółce cywilnej, jak również czym różni się ono od prowadzenia jej spraw. Publikacja powinna przybliżyć Ci także dlaczego spółka ta nie należy do spółek handlowych, o których stanowi kodeks spółek prawa handlowego.

Jednak przede wszystkich dzięki tej publikacji powinieneś zapamiętać, że reprezentacja spółki cywilnej pozostaje w ścisłym związku z prowadzeniem jej spraw, oraz że kwestie te mogą być modyfikowane.

To, że reprezentacja spółki powiązana jest ściśle z prowadzeniem jej spraw, nie oznacza, że nie masz żadnego wpływu na to kto będzie miał reprezentować spółkę cywilną. Wręcz przeciwnie, możesz wprowadzić odpowiednie modyfikacje względem zasad, które stanowi kodeks cywilny.

Powinieneś jednak przy tym zapamiętać, że jeśli nie zdecydujesz się na odejście od ustawowych zasad, czy to w umowie spółki cywilnej, innej umowie pomiędzy wspólnikami czy też w uchwale podjętej przez wspólników na etapie funkcjonowania spółki, każdy ze wspólników będzie uprawniony i zobowiązany do reprezentowania spółki, w tym do podpisywania umów w jej imieniu.

Pamiętaj także, o dwóch bardzo ważnych kwestiach. Przede wszystkim powinieneś mieć na względzie rozróżnienie pomiędzy czynnościami zwykłego zarządu a czynnościami przekraczającymi ten zarząd, które wymagają uprzedniej uchwały wspólników.

Co więcej, nawet przy sprawach mieszczących się w kategorii zwykłych czynności spółki, może być potrzebna taka zgoda, w sytuacji gdy chociaż jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się czynności, przed jej zakończeniem.

Warto zatem, abyś decydując się na rozpoczęcie prowadzenia biznesu w formie spółki cywilnej, zadbał aby już umowa spółki, zawierała przynajmniej zdefiniowanie czym dla Was będą czynności zwykłego zarządu i przekraczające zwykły zarząd. Mogą one odnosić się do wartości zobowiązania spółki, czy też dotyczyć na przykład zakupu czy też sprzedaży nieruchomości.

Możesz także wprowadzić czy to już w umowie spółki, czy późniejszym dokumencie postanowienia odnoszące się do możliwości reprezentowania spółki przez poszczególnych wspólników, określając przykładowo, który wspólnik reprezentuje spółkę bez żadnych ograniczeń.

Możesz również uzależnić jego decyzyjność od zgody pozostałych wspólników lub tylko części z nich. Pamiętaj zatem, że to, kto będzie reprezentować spółkę cywilną, zależy również od Ciebie, a nie tylko regulacji ustawowej.

Aby mieć pewność, że zasady reprezentowania spółki cywilnej sprawdzą się w Twoimi konkretnym wypadku warto, abyś skonsultował się z profesjonalistą tj. adwokatem czy też radcą prawnym zajmującym się obsługą prawną spółek, który na pewno odpowie na Twoje wszystkie pytania i pomoże sformułować poprawnie umowę spółki cywilnej, tak aby jej zapisy w pełni odpowiadały Twojej sytuacji.

Oferta Kancelarii.

Jeżeli myślisz nad rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej i chciałbyś w związku z tym zawiązać spółkę cywilną, wobec czego chcesz poprawnie skonstruować zapisy umowy spółki cywilnej, tak aby jak najlepiej zabezpieczyć swoje interesy, bądź zastanawiasz się nad przekształceniem umowy spółki cywilnej w inną przewidzianą w prawie polskim formę działalności gospodarczej i nie wiesz czy możesz wybrać spółkę jawną lub też myślisz o spółce komandytowej, zapoznaj się z ofertą Kancelarii.

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie oraz z naszą ofertę usług świadczonych online na naszej Platformie Obsługi Prawnej i Podatkowej Online.

Zapraszamy do kontaktu pod nr tel.