Druga połowa czerwca 2023 r. to ważny okres w spółkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
W niektórych podmiotach – takich jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek ten jest bardziej sformalizowany gdyż kodeks spółek handlowych wprowadza szczegółowe zasady przeprowadzenia zgromadzenia wspólników, którego celem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
Obowiązku sprawozdawczego, jakim jest przygotowanie i zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego oraz jego publikacja muszą dopełnić wszystkie jednostki stosujące ustawę o rachunkowości, czyli miedzy innymi:
- jednostki sektora prywatnego,
- organizacje non-profit.
Jednostki stosujące ustawę o rachunkowości to m.in. spółki z o.o. Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostek, czyli w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – zarząd spółki z o.o.
Oczywiście to nie zarząd osobiście musi sporządzić sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe sporządza osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje i odpowiednią wiedzę, aczkolwiek to na zarządzie spoczywa obowiązek, aby zostało sporządzone, podpisane, zatwierdzone i zgłoszone do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
W tym roku w spółkach z o.o. zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić do końca czerwca 2023 r.
Co do terminu dnia bilansowego, to jest to dzień od którego liczy się czas na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego. Wówczas następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych (dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych).
Ustawa o rachunkowości przewiduje obowiązek sporządzenia, zbadania i zatwierdzenia sprawozdania finansowego w określonych terminach, a kodeks spółek handlowych nakłada dodatkowe obowiązki związane z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.
W rezultacie ostateczne terminy sprawozdawcze przedstawiają się następująco: spółki z o.o. w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego mają czas na przygotowanie sprawozdania finansowego. W większości spółek dzień ten to 31 marca. Zatem, skoro termin sporządzenia wyznaczono do 31 marca 2023 r., to sprawozdanie finansowe spółki z o.o. za 2022 r. należy zatwierdzić do 30 czerwca 2023 r.
Mimo, że od prawie 5 lat istnieje obowiązek sporządzania i składania sprawozdań finansowych do rejestru przedsiębiorców KRS w formie elektronicznej, to warto o tym wciąż przypominać. Wciąż bowiem pokutuje przekonanie, że sprawozdanie finansowe może być przygotowane w innej formie niż elektronicznej np. wydruku podpisanego przez zarząd. Szczególnie dotyczy to sytuacji, w których chodzi o sporządzenie sprawozdania finansowego innego niż rocznego np. dla celów przekształcenia spółki.
Nie należy także zapominać o dodatkowym obowiązku wynikającym zarówno z ustawy o rachunkowości oraz – w przypadku spółek z o.o. – z kodeksu spółek handlowych. Jest to obowiązek przygotowania sprawozdania z działalności spółki.
Jak się przygotować do procesu zatwierdzenia sprawozdania finansowego w spółce z o.o.?
Kroki jakie musisz podjąć, aby dobrze się przygotować do zatwierdzania sprawozdania finansowego można przedstawić w kilku punktach.
Sprawdź dokładnie sprawozdanie finansowe, ewentualnie dokonaj weryfikacji obowiązku badania rocznego sprawozdania finansowego, jeśli podlegasz obowiązkowi wynikającemu z art. 64 ustawy o rachunkowości. Przed podjęciem decyzji o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, należy dokładnie przeanalizować dostępne informacje finansowe, w tym bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Warto zweryfikować, czy w sprawozdaniu finansowym nie ma błędów, braków lub innych nieścisłości oraz czy jest ono kompletne.
Zawsze konieczna jest weryfikacja, czy sprawozdanie finansowe Twojej spółki podlega badaniu przez biegłego rewidenta.
Jeżeli sprawozdania finansowe w Twojej spółce z o.o. podlega badaniu przez biegłego rewidenta zapewnij wykonanie tego obowiązku. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego i dokonanie podziału zysku – bez przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego jest nieważne.
Udostępnij wspólnikom roczne sprawozdanie finansowego, sprawozdanie z działalności spółki i sprawozdanie z badania, jeśli musisz je wykonać,
Zaproponuj podział zysku, ewentualnie sposób pokrycia straty. W przypadku, gdy spółka osiągnęła zysk, należy podjąć decyzję o sposobie jego podziału między udziałowców lub też o innym przeznaczeniu tego zysku – np. zatrzymaniu w spółce z przeznaczeniem na kapitał zapasowy lub rezerwowy. Podział zysku zasadniczo odbywa się proporcjonalnie do wielkości udziałów w spółce. Jednakże, w umowie spółki mogą być określone szczegółowe zasady podziału zysku, które powinny zostać przestrzegane.
Ustal dywidendę. Ustalenie wysokości dywidendy jest ważnym aspektem podziału zysku. Dywidenda powinna być wypłacona jednorazowo. Jeżeli spółka wypłacała zaliczki na poczet dywidendy, wówczas należy dokonać rozliczenia tych zaliczek podejmując uchwałę o wypłacie zysku.
Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności. Po dokładnej analizie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, wspólnicy spółki na zgromadzeniu zwyczajnym wspólników muszą podjąć uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania. W przypadku jeżeli spółka osiągnęła zysk, należy podjąć również decyzję o podziale lub przeznaczeniu zysku.
Dodatkowo, należy dopilnować sporządzenia sprawozdania z działalności i podjąć w tej sprawie uchwałę, ponieważ obowiązek sporządzania tego dokumentu dla spółki z o.o. wynika z art. 49 ustawy o rachunkowości oraz z kodeksu spółek handlowych.
Terminy sprawozdawcze za 2022- pamiętaj o nich! Należy pamiętać, że sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego i podział zysku w 2023 r. (za rok obrotowy 2022) musi odbyć się w określonym terminie. Termin ten wynosi 3 miesiące od zakończenia roku obrotowego (dla sporządzenia sprawozdania finansowego), a w przypadku spóźnienia przygotowania sprawozdania może skutkować odpowiedzialnością prawną za działania zarządu spółki. W bieżącym roku termin na zatwierdzenie to 30 czerwca 2023 r. (w 2022 r. termin ten był wydłużony z uwagi na pandemię COVID-19, to jeden z niewielu wyjątków, kiedy to uległy przesunięciu terminów obowiązków sprawozdawczych).
Co zawiera sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe zawiera informacje na temat sytuacji finansowej przedsiębiorstwa w danym roku obrotowym. Jest raportem, w którym spółka podsumowuje finansowo swoją działalność. Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe zasadniczo składa się z trzech głównych dokumentów: bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych.
Bilans – dokument ten przedstawia stan majątkowy spółki z o.o. na koniec roku obrotowego. Bilans zawiera informacje o aktywach (np. nieruchomości, urządzenia, wierzytelności) oraz zobowiązaniach (np. kredyty, zobowiązania podatkowe) spółki z o.o. Bilans umożliwia oszacowanie wartości firmy oraz jej płynności finansowej.
Rachunek zysków i strat – dokument ten przedstawia przychody oraz koszty spółki z o.o. w danym roku obrotowym. Rachunek zysków i strat informuje o zyskach lub stratach, jakie poniosło przedsiębiorstwo w ciągu roku. Dokument ten umożliwia także określenie rentowności firmy.
Informacje dodatkowe – dokument ten zawiera dodatkowe informacje, takie jak polityka rachunkowości, opis aktywów i pasywów, opis sytuacji finansowej i ekonomicznej firmy oraz informacje na temat wydarzeń lub transakcji, które mogą mieć wpływ na sytuację finansową spółki z o.o.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe podpisują: osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki. Kto to kierownik jednostki? Oczywiście zarząd spółki z o.o. w naszym przypadku.
Podpisanie dokumentu złożenie sprawozdania finansowego może się odbyć podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym.
Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Jeżeli Twoją spółką kieruje zarząd wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład zarządu, po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń.
Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.
E-sprawozdania finansowe
Jak już wspomnieliśmy sprawozdania finansowe sporządza się w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem ściśle określonym przez Ministerstwo Finansów (art. 45 ust. 1 f ustawy o rachunkowości) Struktury tych sprawozdań znajdziesz tutaj: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan
Zatwierdzone i podpisane sprawozdanie finansowe sp. z o.o. wraz z innymi dokumentami musisz zgłosić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Zgłoszenie jest bezpłatne.
Jak to dokładnie zrobić?
Musisz posiadać konto w portalu eKRS: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.
W rejestrze należy złożyć:
- podpisane roczne sprawozdanie finansowe,
- opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,
- odpis uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki z o.o. oraz w sprawie podziału lub przeznaczenia zysku lub pokrycia straty, jeżeli spółka miała stratę.
Co ważne, opinia z badania biegłego rewidenta musi mieć podpis kwalifikowany biegłego rewidenta.
Natomiast jeśli chodzi o uchwałę zwyczajnego zgromadzenia w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz w sprawie podziału lub przeznaczenia zysku w spółce z o.o., to możesz załączyć ich skany.
O dalsze losy dokumentów nie musisz się martwić, Ty dopełniłeś swoje zobowiązanie sprawozdawcze za 2022 r. Dalej jest ono przesyłane już poza Twoją ingerencją do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Kiedy roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez biegłego rewidenta?
Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. będzie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości, w przypadku spełnienia co najmniej dwóch wymienionych niżej warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Zanim zaczniesz się zastanawiać czy sporządzone sprawozdanie finansowe musisz poddać badaniu, warto skorzystać z porady doradcy podatkowego tym temacie.
Wówczas będziesz miał pewność, że postępujesz zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa. Zagwarantuje Ci to również działanie zgodne z obowiązującymi wymogami terminów.
Formy podziału zysku w spółce
Co zrobić z zyskiem wypracowanym przez spółkę?
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zysk może być dzielony na kilka sposobów, zależnie od decyzji wspólników i zapisów w umowie spółki. Wypłata dywidendy jest podstawową metodą podziału zysku osiągniętego przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością pomiędzy wspólników tej spółki, czyli podział proporcjonalny do udziałów w kapitale zakładowym. Oznacza to, że jeśli jedna osoba ma 50% udziałów, a druga 50% udziałów, to zysk zostanie podzielony między nich w takim samym stosunku.
W umowie spółki mogą zostać wprowadzone dodatkowe zasady dotyczące podziału zysku, takie jak np. przyznanie dywidendy uprzywilejowanej.
W spółce z o.o. istnieje także możliwość zatrzymania zysku w firmie na kolejny cały rok obrotowy, zamiast jego dystrybucji między wspólników, czyli będzie to uchwała, w której zysk wspólnicy przeznaczą na kapitał zapasowy spółki z o.o. Decyzję taką podejmuje zwyczajne zgromadzenie wspólników.
Co się stanie jeśli nie złożę w terminie sprawozdania finansowego?
Terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań nie są elastyczne. Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:
- grzywna nałożona na kierownika jednostki (członka zarządu w przypadku spółki z o.o.) od 10 do 720 stawek dziennych,
- kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat,
- postępowanie przymuszające,
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
- ustanowienie kuratora.
Pamiętaj o dodatkowych obowiązkach
Zatwierdzając sprawozdanie finansowe w spółce z o.o. należy pamiętać, że odbywa się to w ramach specjalnego typu zgromadzenia wspólników – zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Podczas tego zgromadzenia wspólników dodatkowo należy podjąć następujące uchwały:
- uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności spółki,
- uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
- uchwałę o udzieleniu członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Konieczne jest też zweryfikowanie terminów upływu kadencji organów spółki w celu weryfikacji konieczności powołania organów w spółce. Powinno się to odbyć na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.
Podsumowanie
Odpowiednie przygotowanie procesu zatwierdzenia i złożenie sprawozdania finansowego i podziału lub przeznaczenia zysku w spółce z o.o. wymaga wiedzy prawniczej, podatkowej oraz doświadczenia w składaniu tych dokumentów.
Pomoc jaką możesz uzyskać od doradcy podatkowego na tym gruncie pozwoli Ci uchronić się od sankcji jakie nakładają przepisy ustawy o rachunkowości.
Oferta Kancelarii
Jeżeli jesteś zainteresowany doradztwem prawno- podatkowym, wsparciem w zakresie weryfikacji obowiązków związanych z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, przeprowadzenia zgromadzenia wspólników, potrzebujesz wskazówek dotyczących zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego roku oraz podziału zysku lub pokryciu straty w spółce z o.o., a może potrzebujesz stałej współpracy z radcą prawnym bądź doradcą podatkowym, zapoznaj się z ofertą Kancelarii.
