Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2024 rok – o czym należy pamiętać?

Dla osób prowadzących działalność gospodarczą, w szczególności w ramach spółek prawa handlowego, początek roku wiąże się m.in. z koniecznością sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego w odpowiednich organach. A wraz z obowiązkiem sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego wiąże się szereg innych czynności, które należy wykonać.

W niniejszej publikacji przybliżymy Ci najważniejsze kwestie dotyczące sprawozdania finansowego, począwszy od wyjaśnienia czym w ogóle jest sprawozdanie finansowe, kto jest zobowiązany do jego sporządzenia, przez kwestie dotyczące sporządzania wskazanego dokumentu, kończąc na informacjach dotyczących złożenia rocznego sprawozdania finansowego i innych obowiązków jakie mogą dotyczyć Twojej spółki.

Sprawozdanie finansowe – co to takiego?

Sprawozdanie finansowe to nic innego jak dokument, który zawiera podstawowe informacje, dotyczące rocznej działalności przedsiębiorstwa pod względem rachunkowym i finansowym. Można z niego uzyskać informację w zakresie poniesionych strat przez dany podmiot, jak również o wysokości osiągniętych dochodów jeśli takie wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym.

Obowiązek przygotowania i zatwierdzenia, a także jego opublikowania wynika z ustawy o rachunkowości.

Sprawozdania finansowe sporządzają podmioty prowadzące pełną rachunkowość, które podlegają ustawie o rachunkowości. Tym samym, obowiązek ten nie będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców czy spółek prawa handlowego, chociaż co do zasady będą one zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych. Obowiązek ten nie dotyczy na przykład spółek jawnych osób fizycznych nieosiągających określonych przychodów czy też spółek cywilnych.

Co istotne, sprawozdanie finansowe sporządzane jest zawsze na określony dzień, który nazywany jest dniem bilansowym. W sytuacji gdy rok obrotowy danej jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowy, dniem bilansowym będzie 31 grudnia danego roku.

W praktyce najczęściej będziemy mieli do czynienia właśnie z sytuacją gdy rok bilansowy jednostki będzie pokrywał się z rokiem kalendarzowym. W związku z tym, w tej publikacji skupimy się na przedstawieniu zasad dotyczących zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez jednostki, dla których rok obrotowy kończy się

31 grudnia, a nasze rozważania dotyczyć będą ostatniego roku tj. roku 2024.

Sporządzenie sprawozdania finansowego

Obowiązkami sprawozdawczymi, objęte są wszystkie jednostki stosujące ustawę o rachunkowości, a zatem zarówno jednostki sektora prywatnego, sektora finansów publicznych, jak również organizacje non-profit.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, sporządzać sprawozdanie finansowe muszą podmioty, które zgodnie z ustawą o rachunkowości są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych – na przykład ze względu na formę prawną, w której działają. Co więcej, taki rodzaj sprawozdawczości może także zostać dobrowolnie wybrany przez podmioty, na które obowiązek taki nie został narzucony przez ustawodawcę.

W związku z tym obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego może dotyczyć zarówno jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, a zatem spółek osobowych i kapitałowych, jak również osób prowadzących działalność gospodarczą, wpisaną do CEIDG i spółek cywilnych osób fizycznych. Wszystko zależy od wybranej metody ewidencjonowania przychodów i kosztów oraz innych warunków wskazanych w ustawie o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić za każdy rok obrotowy działalności podmiotu, a termin jego sporządzenia upływa w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. W związku z tym, termin sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2024 upływa w dniu 31 marca 2025 roku.

Podmiot odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego

Warto również wspomnieć, że za sporządzenie sprawozdania odpowiada kierownik jednostki<. Pojęcie to można rozumieć rozmaicie, w zależności od tego z jakim podmiotem mamy do czynienia. Na przykład w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kierownikiem jednostki jest członek jej zarządu lub likwidator, przy czym w przypadku spółki w upadłości będzie to syndyk. Tymczasem, zasadniczo w spółkach osobowych, kierownikiem jednostki będą wspólnicy uprawnieni do reprezentacji podmiotu.

W związku z tym, że obecnie sprawozdania finansowe sporządzane są jedynie w formie elektronicznej – w formacie XML,

sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku spółek, w których jest więcej niż jedna osoba uprawniona do samodzielnej reprezentacji podmiotu (kierownik jednostki) – sprawozdanie finansowe może zostać podpisane tylko przez jednego z kierowników jednostki. Jednak w takim wypadku, przed podpisaniem sprawozdania pozostali członkowie składają oświadczenia, sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie lub odmowy złożenia takich oświadczeń.

Roczne sprawozdanie finansowe musi podpisać oprócz kierownika jednostki także osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a zatem na przykład główny księgowy. On również powinien złożyć swój podpis w elektronicznej postaci, sprawozdanie finansowe jest bowiem sporządzane tylko w takiej formie.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Wiemy już, że jednostka zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, powinna sporządzić sprawozdanie finansowe za 2024 rok do końca marca 2025 roku. Zastanówmy się zatem, jak wygląda zatwierdzanie sprawozdania finansowego.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone, we właściwym trybie przyjętym dla danej jednostki, w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Tym samym, termin do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2024 rok upływa w dniu 30 czerwca 2025 roku.

Podmiot zatwierdzający sprawozdanie finansowe

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości, przez podmiot zatwierdzający sprawozdanie finansowe rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, statutem lub umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania rocznego sprawozdania finansowego jednostki.

W związku z tym należy uznać, że to, kto będzie uprawniony a tym samym zobowiązany do zatwierdzenia sprawozdania, zależeć będzie od tego, z jakim podmiotem mamy do czynienia. Tym samym przykładowo będzie to:

1. zwyczajne zgromadzenie wspólników – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
2. zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy – w przypadku spółki akcyjnej;
3. wszyscy wspólnicy – w przypadku spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, cywilnej;
4. właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.

Badanie sprawozdania finansowego

W pewnych wypadkach, przed zatwierdzeniem, sprawozdanie finansowe podlegało będzie badaniu przez biegłego rewidenta. Badanie takie polega na weryfikacji przez biegłego sprawozdania pod względem jego poprawności, jak również prawdziwości zawartych w nim danych.

Badanie sprawozdania przez biegłego rewidenta jest potrzebne m.in. w odniesieniu do sprawozdań finansowych sporządzanych przez spółki akcyjne, banki, jak również zakłady ubezpieczeń.

Podmioty rozwijające się dynamicznie powinny weryfikować, czy wzrost przychodów nie spowodował konieczności poddania badaniu sprawozdania finansowego. Jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu a zaniechano wykonania tego obowiązku uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, dokonaniu podziału zysku będzie nieważna. Może mieć to istotne konsekwencje dla wspólników i zarządu spółki, gdyż wypłacona dywidenda będzie traktowana jako bezprawna wypłata, która powinna zostać zwrócona spółce.

Złożenie sprawozdania finansowego

Kiedy już sprawozdanie finansowe zostanie sporządzone i opatrzone podpisem odpowiednich osób, a następnie zatwierdzone w odpowiednim trybie dla danego podmiotu, należy jeszcze dopilnować wypełnienia obowiązku przekazania sprawozdania finansowego oraz jego zatwierdzenia do Krajowego Rejestru Sądowego lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej.

I tak oto:

1. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sporządzające sprawozdania finansowe np. spółki z o.o., spółki akcyjne, spółki komandytowe – są zobowiązane do ich złożenia do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego;
2. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają w związku z tym obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych< – są zobowiązani do ich złożenia Szefowi KAS w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok;
3. Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe – są zobowiązani do ich złożenia Szefowi KAS w terminie 15 dni do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Brak pełnej księgowości a sprawozdanie finansowe

Spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeśli ich przychody są mniejsze niż równowartość kwoty 2,5 miliona euro, nie są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości, a co za tym idzie, nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z regułami obowiązującymi pozostałe spółki prawa handlowego.

Mimo to, na podmiotach tych spoczywa obowiązek złożenia do sądu rejestrowego informacji o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Termin na wypełnienie tego obowiązku wynosi 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

W związku z tym, w odniesieniu do roku 2024, podmioty te zasadniczo będą zobowiązane do zawiadomienia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego do końca czerwca 2025 roku.

Sprawozdanie finansowe a inne obowiązki

W przypadku zatwierdzania sprawozdań finansowych, należy również pamiętać o kilku dodatkowych kwestiach. Mianowicie, ze sporządzeniem i zatwierdzeniem sprawozdań finansowych, każdorazowo łączy się także obowiązek podjęcia uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty – w zależności od sytuacji finansowej danego podmiotu.

Co więcej, w odniesieniu do spółek kapitałowych, należy również pamiętać o:

1. sporządzeniu przez zarząd sprawozdania z działalności spółki i zatwierdzeniu go przez wspólników spółki;
2. udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w minionych okresie sprawozdawczym;
3. sprawdzeniu kadencji organów w spółce i ewentualnym powołaniu nowych osób do sprawowania funkcji w organach danej spółki.

Prowadzę działalność w formie spółki, jak złożyć sprawozdanie finansowe?

Jak już wskazaliśmy, spółki prawa handlowego, w zależności od tego czy prowadzą pełne księgi rachunkowe, mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego i złożenia go do Krajowego Rejestru Sądowego bądź do złożenia do sądu rejestrowego informacji o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Jak jednak można tego dokonać?

Sprawozdanie finansowe wraz z dokumentami mu towarzyszącymi takimi jak uchwała o jego zatwierdzeniu bądź uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty, jak również informacja dotycząca braku obowiązku jego sporządzania – powinny zostać zgłoszone do sądu rejestrowego elektronicznie.

Ustawodawca przewidział w tym zakresie dwie drogi, a mianowicie:

1. możliwość złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) – czynność ta jest bezpłatna;
2. możliwość złożenie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego S24 – czynność ta podlega opłacie w wysokości 140 zł.

Zasadniczo, zdecydowanie częściej będziemy mieli do czynienia z sytuacjami, gdy sprawozdanie finansowe bądź informacja o braku obowiązku jego sporządzenia, podlegała będzie zgłoszeniu bezpłatną drogą. Odpłatne złożenie sprawozdania finansowego, zarezerwowane będzie dla podmiotów, w których osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu nie posiadają numeru PESEL i w związku z tym numer ten nie został ujawniony w rejestrze. W praktyce zatem, droga ta będzie dotyczyła właściwie jedynie spółek, w których kierownik jednostki jest cudzoziemcem, który nie posiada numeru PESEL.

Co ważne, jak już wskazaliśmy sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone elektronicznie – w formacie XML i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub zaufanym przez uprawnione do tego osoby. Jednakże, pozostałe dokumenty, tj. uchwały dotyczące zatwierdzenia sprawozdania, podziału zysku lub pokrycia straty mogą zostać sporządzone w formie pisemnej, a do Krajowego Rejestru Sądowego można złożyć ich skany. Nie ma także przeszkód, aby obowiązek w tym zakresie został powierzony pełnomocnikowi, który złoży właściwe dokumenty na rzecz określonej jednostki.

Absolutorium – co to takiego?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w spółkach kapitałowych na zgromadzeniu, na którym dochodzi do zatwierdzenia sprawozdania finansowego danego podmiotu, powinno również dojść do udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków w danym roku obrotowym.

Udzielenie absolutorium dotyczy wszystkich osób, które pełniły w danym roku obrotowym funkcję członków danych organów spółek kapitałowych – a więc członków zarządu, likwidatorów, członków rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej. Nie ma przy tym znaczenia czy dana osoba pełniła funkcję przez cały rok, czy tylko przez jego niewielką część, a nawet kilka dni. Co jednak kryje się pod pojęciem absolutorium?

Absolutorium to nic innego jak wyrażenie przez zgromadzenie wspólników lub zgromadzenie akcjonariuszy, aprobaty dla działań podejmowanych przez poszczególnych członków organów spółki w danym roku obrotowym, w okresie w którym pełnili oni funkcję członka danego organu. Wspólnicy, udzielając członkom organów spółki kapitałowej absolutorium, potwierdzają że dana osoba wykonywała swoje obowiązki w należyty sposób. Co istotne, co do zasady absolutorium wyklucza odpowiedzialność odszkodowawczą członków organów względem spółki chociaż są od tego wyjątki.

Kadencja członków zarządu w spółkach kapitałowych

Zatwierdzając sprawozdanie finansowe w spółkach kapitałowych, należy także mieć na uwadze, konieczność weryfikacji czy mandaty członków zarządu wraz z dniem odbycia zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy, na którym dochodzi do zatwierdzenia sprawozdania finansowego danej spółki, nie wygasną.

Wskazać bowiem należy, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu powołanego na rok wygaśnie wraz z dniem odbycia zgromadzenia wspólników lub zgromadzenia akcjonariuszy, na którym dojdzie do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. W sytuacji natomiast, gdy dany członek zarządu został powołany na dłużej niż rok, jego mandat wygaśnie, z dniem odbycia zgromadzenia, na którym dojdzie do zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ostatni pełny rok obrotowy, w którym osoba ta pełniła funkcję.

W praktyce oznacza to, że jeśli w sierpniu 2024 roku zgromadzenie wspólników powołało do pełnienia funkcji prezesa zarządu, a jego kadencja wynosi 1 rok, wygaśnie ona dopiero w dniu, kiedy zatwierdzane będzie sprawozdanie finansowe za 2025 rok – a zatem dopiero w 2026 roku. Oznacza to w praktyce, że osoba ta będzie pełnić funkcję dłużej niż rok.

Tym niemniej niezwykle istotne jest, aby przy okazji zatwierdzania sprawozdania finansowego w spółce kapitałowej, zweryfikować czy wraz z jego zatwierdzeniem nie wygasną mandaty członków zarządu tej spółki. Konieczne bowiem może okazać się powołanie nowych osób do pełnienia wskazanej funkcji bądź powołanie dotychczasowych członków zarządu na kolejną kadencję.

Podsumowanie

Ostateczne terminy sprawozdawcze, dotyczące roku obrotowego kończącego się w dniu 31 grudnia 2024 rok, odnoszące się do podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, wynikające z przepisów ustawy o rachunkowości upływają odpowiednio:

• w dniu 31 marca 2025 roku – sporządzenie sprawozdania finansowego za 2024 rok;
• w dniu 30 czerwca 2025 roku – zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2024 rok;
• w dniu 15 lipca 2025 roku – złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym lub u Szefowi Administracji Skarbowej.

Warto wspomnieć, że w przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego przez spółki prawa handlowego w wyznaczonym przez przepisy terminie, skutkować będzie wszczęciem tzw. postępowania przymuszającego. Wszczynając tego rodzaju postępowanie, sąd rejestrowy wyznaczy danemu podmiotowi 7-dniowy termin do uczynienia obowiązkowi wynikającemu z przepisów ustawy o rachunkowości, pod rygorem nałożenia grzywny.

Brak uczynienia zadość obowiązkowi, w terminie 7 dni od dnia odbioru postanowienia o wszczęciu postępowania przymuszającego, skutkować może nałożeniem grzywny, a nawet (w przypadku braku uporczywego dopełniania obowiązku sprawozdawczego) może prowadzić do rozwiązania spółki.

Wobec tego już na początku roku 2025, warto mieć na uwadze spoczywające na podmiotach gospodarczych obowiązki sprawozdawcze i konsekwentnie podejmować kroki zmierzające do ich wypełniania.

Oferta Kancelarii

Potrzebujesz pomocy przy zatwierdzeniu sprawozdania finansowego bądź chciałbyś zlecić profesjonaliście złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym, a może ostateczne terminy sprawozdawcze wynikające z ustawy o rachunkowości są dla Ciebie niejasne bądź chciałbyś uzyskać poradę w zakresie danych zawartych w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym swojego kontrahenta, zapoznaj się z ofertą Kancelarii.

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii Bogdan Chudoba w tym zakresie oraz z naszą ofertą usług prawnych świadczonych online.

Poprzedni

Następny