Kasa zapomogowo-pożyczkowa – nowe obowiązki zarządu KZP

Zasady funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych zostały niejako „odświeżone” w Ustawie z dnia 11 sierpnia 2021 roku o kasach zapomogowo-pożyczkowych, która zaczęła obowiązywać od dnia 11 października 2021 roku.

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów, na zarząd KZP zostały nałożone nowe obowiązki, nieznane wcześniej obowiązującej kasy zapomogowo-pożyczkowe regulacji, wypływającej z Ustawy o związkach zawodowych a także Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy.

W niniejszej publikacji przybliżymy Ci zakres nowych obowiązków nałożonych przez ustawodawcę na zarząd KZP, przybliżając na wstępie cechy charakterystyczne dla tego organu. 

Zarząd KZP

Zarząd Kasy zapomogowo-pożyczkowej jest jednym z trzech organów KZP, który kieruje bieżącą działalnością kasy, jak również reprezentuje ją w stosunkach zewnętrznych. Tym samym do kompetencji zarządu należy m.in. przyjmowanie nowych osób wykonujących pracę zarobkową u danego pracodawcy w poczet członków KZP.

Co więcej, w kompetencji zarządu leży (jak również leżało w poprzednim stanie prawnym) podejmowanie decyzji w zakresie udzielania członkom pomocy materialnej, w tym rozpatrywanie wniosków o udzielanie zapomóg członkom KZP, jak również przyznawanie im nieoprocentowanych pożyczek.

Członków zarządu kasy zapomogowo-pożyczkowej wybierają członkowie KZP, stanowiący kolejny z organów KZP tzn. walne zebranie członków lub walne zebranie delegatów. Zarząd musi składać się minimalnie z trzech członków, którzy wybierani są na czteroletnią kadencję.

Nowe obowiązki

Z nowych przepisów dotyczących kas zapomogowo-pożyczkowych wynika, że na zarząd KZP zostały nałożone nowe obowiązki, względem wcześniej obowiązujących przepisów. Zarząd został zobowiązany dodatkowo do:

1. podejmowania decyzji w sprawie zwolnienia ze spłaty pożyczek;
2. czuwania nad terminowym prowadzeniem obsługi kasowej i rachunkowości KZP przez pracodawcę;
3. informowania członków KZP, przynajmniej raz w roku, o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużeń, w sytuacji braku możliwości bieżącego dostępu przez członków KZP do tych informacji;
4. sporządzania sprawozdań finansowych;
5. przedkładania walnemu zebraniu członków KZP do zatwierdzenia sprawozdania finansowego wraz z protokołem z kontroli działalności KZP sporządzonym przez komisję rewizyjną;
6. podjęcia uchwały o likwidacji KZP w przypadku wskazanym w ustawie;
7. składania wniosku o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz o zmianę danych objętych wpisem do tego rejestru.

W dalszej części publikacji przybliżymy Ci pokrótce każdy z przedstawionych obowiązków, dzięki czemu będziesz wiedział z czym się one wiążą i w jaki sposób powinny być wykonywane.

Zwolnienie ze spłaty pożyczek

Z nowych przepisów o kasach zapomogowo-pożyczkowych wynika, że do kompetencji zarządu należy m.in. podejmowanie decyzji w sprawie zwolnienia lub odroczenia spłaty pożyczek. W poprzednim stanie prawnym, zarząd posiadał jedynie kompetencje w zakresie podejmowania decyzji w sprawie odroczenia spłaty pożyczek.

W związku z tym, rozszerzeniu uległa kompetencja zarządu, który obecnie oprócz możliwości decydowania w zakresie odroczenia spłaty pożyczek, ma również kompetencje do podejmowania decyzji w sprawie zwolnienia od spłaty zadłużenia. Co istotne, na żaden inny organ KZP nie został nałożony obowiązek w tym zakresie.

Warto nadmienić, że konkretne warunki jakie należy spełnić aby uzyskać zwolnienie ze spłaty pożyczki, powinny zostać uregulowane w statucie KZP, który stanowi najważniejszy dokument wewnętrzny każdej kasy zapomogowo-pożyczkowej.

Czuwanie nad terminowym prowadzeniem obsługi kasowej i rachunkowości KZP

Kolejnym z obowiązków jakie zostały powierzone zarządowi kasy zapomogowo-pożyczkowej jest czuwanie nad terminowym prowadzeniem obsługi kasowej i rachunkowości KZP przez pracodawcę.

Obowiązek ten przed wejściem w życie nowych przepisów o kasach zapomogowo-pożyczkowych spoczywał na barkach komisji rewizyjnej, będącej jednym z organów każdej kasy zapomogowo-pożyczkowej.

Wskazać należy, że zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, pracodawca, u którego utworzona została kasa zapomogowo-pożyczkowa jest zobowiązany do świadczenia KZP pomocy w zakresie prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej.

Pomoc pracodawcy w tym zakresie może przede wszystkim polegać na wyznaczeniu osoby posiadającej odpowiednie kwalifikacje do wykonywania czynności związanych z tego rodzaju obowiązkami.

Tymczasem, zarząd KZP ma obowiązek czuwać nad prawidłowym wykonaniem nałożonych przez ustawodawcę na pracodawcę obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz obsługi kasowej kas zapomogowo-pożyczkowych.

Brak wywiązywania się przez zarząd z nałożonego na niego obowiązku w tym zakresie może mieć poważne konsekwencje.

Potencjalne konsekwencje zaniedbania obowiązku

Brak przestrzegania nałożonego na zarząd KZP obowiązku skutkować może przykładowo:

• powstawaniem zaległości w prowadzeniu księgowości, co z kolei może doprowadzić do chaosu w rozliczeniach pomiędzy członkami KZP, a samą kasą;
• prowadzeniem ewidencji księgowej na programach pomocniczych, sprzecznie z ustawą o rachunkowości – np. w Excelu;
• bezpodstawnym przetrzymywaniem przez pracodawców pieniędzy należnych KZP, które wnoszone są przez członków KZP do kasy gotówką lub które są potrącane w listach płac, listach wypłat zasiłków, z tytułu wpłat wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i spłat rat pożyczek.

Informowanie o stanie wkładów członkowskich i zadłużeń

Kolejnym obowiązkiem, który został wyrażony przez ustawodawcę w Ustawie o kasach zapomogowo-pożyczkowych, a który nie został nałożony na zarząd KZP we wcześniej obowiązujących przepisach, jest informowanie członków KZP o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużeń.

Przekazywanie przez zarząd członkom KZP informacji we wskazanym zakresie powinno odbywać się w sytuacji gdy członkowie KZP nie mają możliwości bieżącego dostępu do informacji o ich zadłużeniu oraz wysokości zgromadzonych przez nich wkładów członkowskich.

W takiej sytuacji zarząd KZP, powinien co najmniej raz w roku, poinformować członków KZP o stanie ich zadłużenia oraz wysokości zgromadzonych wkładów członkowskich. Nie ma oczywiście żadnych przeszkód aby statut KZP nakładał na zarząd częstszy obowiązek w tym zakresie.

Nadmienić w tym miejscu należy, że zgodnie z Ustawą o kasach zapomogowo-pożyczkowych statut KZP powinien w istocie zawierać uregulowanie dotyczące zasad informowania członków KZP o przedmiotowych kwestiach.

Sporządzanie sprawozdań finansowych

Zarządowi KZP na gruncie nowych przepisów został powierzony także obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy o rachunkowości.

Sporządzone przez zarząd sprawozdania finansowe, podpisywane są następnie przez:

1. zarząd kasy zapomogowo-pożyczkowej;
2. komisję rewizyjną po przeprowadzeniu kontroli działalności KZP, z której protokół dołącza się do sprawozdania finansowego;
3. osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

W odniesieniu do sprawozdań finansowych kas zapomogowo-pożyczkowych nie ma obowiązku ich przekazywania do Krajowego Rejestru Sądowego, jak również Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. W związku z tym, sprawozdanie to może być sporządzone w formie nieustrukturyzowanej.

Tym samym sprawozdanie finansowe może zostać sporządzone przez zarząd KZP w formie jakiegokolwiek pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego. Przykładowo może zostać ono sporządzone w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego, np. jako plik xml, txt, rtf, pdf, doc, docx.

Przedłożenie sprawozdania do zatwierdzenia wraz z protokołem z kontroli

Jak już wskazaliśmy, sprawozdanie finansowe kas zapomogowo-pożyczkowych nie musi co prawda być przekazywane podmiotom zewnętrznym, tak jak ma to miejsce przy innych podmiotach, na których spoczywa obowiązek sprawozdawczy.

Jednakże, mimo że kasy zapomogowo-pożyczkowe nie muszą przekazywać sporządzonego przez ich zarząd sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego, jak również Szefowi KAS, zarząd KZP jest zobowiązany do przedłożenia sprawozdania finansowego do zatwierdzenia walnemu zebraniu członków KZP. Sprawozdanie to jest przekazywane przez zarząd wraz z protokołem działalności KZP sporządzonym przez komisję rewizyjną.

We wcześniejszej wersji przepisów, znajdował się zapis, zgodnie z którym do kompetencji zarządu KZP należało składanie walnemu zebraniu członków KZP sprawozdań z działalności bieżącej oraz przedstawienie z bilansów rocznych do zatwierdzenia.

Tym samym, można uznać, że w poprzednim stanie prawnym co prawda zarząd również był zobowiązany do przekazywania dokumentacji finansowej (bilansów rocznych) walnemu zebraniu członków, jednak obecnie posiada on także obowiązek w zakresie przekazania wraz ze sprawozdaniem finansowym protokołu komisji rewizyjnej z przeprowadzonej przez nią kontroli działalności KZP.

Podjęcie uchwały o likwidacji KZP

Zarządowi KZP została na gruncie nowych przepisów przyznana także kompetencja w zakresie możliwości podjęcia uchwały w przedmiocie likwidacji KZP. Zarząd nie może jednak podjąć takiej uchwały zawsze, bez względu na zaistniałe okoliczności. Przeciwnie, zarząd posiada uprawnienie do podjęcia uchwały o likwidacji KZP w ściśle określonych ustawą przypadkach.

Warunki podjęcia przez zarząd uchwały o likwidacji KZP

Zarząd będzie posiadał możliwość podjęcia uchwały o likwidacji KZP tylko i wyłącznie w sytuacji gdy nie zostanie podjęta w tym przedmiocie uchwała walnego zebrania członków lub walnego zebrania delegatów.

W związku z tym uznać należy, że kompetencja zarządu do podjęcia uchwały o likwidacji KZP jest niejako jego pomocniczym obowiązkiem i zarząd jest zobowiązany do podjęcia odpowiednich kroków jedynie w sytuacji gdy walne zebranie członków lub walne zebranie delegatów zaniedba swój obowiązek w tym zakresie.

Co więcej, uchwała taka będzie mogła zostać podjęta przez zarząd KZP jedynie jeśli likwidacja KZP związana jest z ogłoszeniem upadłości lub likwidacją pracodawcy bądź zmniejszenia się liczby członków KZP lub zmniejszenia się liczby członków międzyzakładowej KZP poniżej dziesięciu.

Co powinna zawierać uchwała zarządu?

Uchwała o likwidacji podjęta przez zarząd KZP powinna w szczególności określać:

1. skład komisji likwidacyjnej, która powinna liczyć co najmniej 3 osoby;
2. przeznaczenie środków pozostających na funduszu rezerwowym i zapomogowym po całkowitym rozliczeniu należności, zobowiązań i wkładów członkowskich.

Wniosek do rejestru REGON

Zarządowi KZP została na gruncie nowych przepisów przyznana także kompetencja do składania wniosku o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz o zmianę danych objętych wpisem do tego rejestru. W związku z tym, zarząd KZP został umocowany przez ustawodawcę do złożenia wniosku o nadanie KZP numeru REGON.

W tym miejscu wskazać należy, że dotychczas kasy zapomogowo-pożyczkowe nie miały obowiązku posiadania numeru REGON. W związku z tym, w przepisach przejściowych na zarząd KZP został także nałożony obowiązek złożenia do Głównego Urzędu Statystycznego wniosku o nadanie numeru REGON kasie, którą reprezentuje. Obowiązek ten powinien zostać wykonany w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów – a zatem do 11 kwietnia 2023 roku.

Obowiązki w zakresie przetwarzania danych osobowych

W nowych przepisach, dotyczących kas zapomogowo-pożyczkowych została także wprowadzona regulacja dotycząca przetwarzania danych osobowych osób wykonujących pracę zarobkową u danego pracodawcy, które są członkami KZP, osoby uprawnionej do otrzymania wkładu członkowskiego w razie śmierci członka KZP oraz poręczyciela pożyczki.

Wprowadzenie tej regulacji jest bezpośrednio związane z tym, że od dnia 25 maja 2018 roku w polskim porządku prawnym ma zastosowanie Rozporządzenie Parlamentu i Rady (UE) zwane powszechnie rozporządzeniem „RODO”.

Na gruncie nowych przepisów dotyczących kas zapomogowo-pożyczkowych, każda z kas będzie administratorem pozyskanych danych, przy czym pracodawca, u którego działa KZP będzie mógł je przetwarzać w pewnym zakresie, a mianowicie jedynie w celu świadczenia KZP pomocy np. w zakresie dokonywania na rzecz KZP potrąceń wpisowego, rat pożyczek, miesięcznych wkładów członkowskich.

Podstawą przetwarzania danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami jest zgoda udzielona w formie oświadczenia członka KZP, osoby uprawnionej czy też poręczyciela.

Jednakże, wraz z wprowadzeniem regulacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych, zostały również powierzone pewne obowiązki na ręce zarządu każdej kasy. W zakresie obowiązków zarządu KZP leży obecnie także wydawanie pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych przekazanych KZP przez poszczególne osoby.

Co więcej, to na zarządzie spoczywa także obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych. Zarząd został zobowiązany do jego przeprowadzania nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usunięcia danych osobowych, których przechowywanie jest już zbędne.

Inne zmiany w nowych przepisach

Wprowadzone przez ustawodawcę zmiany w przepisach o kasach zapomogowo-pożyczkowych nie dotyczą jedynie obowiązków jakie zostały nałożone na zarząd KZP.

Przede wszystkim należy wspomnieć, że na gruncie nowej regulacji, zwiększeniu uległ krąg osób, które mogą uzyskać status członka KZP. Obecnie do KZP mogą przystąpić wszystkie osoby wykonujące pracę zarobkową u danego pracodawcy, a nie jak było to w poprzednim stanie prawnym jedynie pracownicy w dosłownym rozumieniu tego pojęcia. Znacząco zatem uległ powiększeniu krąg potencjalnych członków KZP.

Co więcej, rozszerzeniu na gruncie nowych przepisów uległ krąg podmiotów sprawujących kontrolę nad KZP. W poprzednim stanie prawnym nadzór nad KZP został powierzony jedynie związkom zawodowym.

Obecnie, kontrolę nad KZP sprawuje działająca u danego pracodawcy zakładowa organizacja związkowa w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych. Co więcej, nie jest wykluczona sytuacja, w której kontrolę nad KZP sprawować będzie rada pracowników lub reprezentacja osób wykonujących pracę zarobkową wyłoniona w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Warto wspomnieć, że KZP przekazuje podmiotowi, który sprawuje nad nią kontrolę m.in. protokoły z posiedzeń organów KZP, protokoły z kontroli działalności KZP sporządzone przez komisję rewizyjną, jak również sprawozdania z bieżącej działalności organów KZP.

Oferta Kancelarii

Jesteś zainteresowany założeniem kasy zapomogowo-pożyczkowej, zastanawiasz się w jaki sposób członkowie kas zapomogowo-pożyczkowych odpowiadają za zobowiązania KZP bądź zastanawiasz się jakie są terminy zwrotu wkładu członkowskiego w przypadku skreślenia członka z listy członków KZP?

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie.

Poprzedni

Następny