Przekształcenie spółki jawnej w z o.o. – jedna z możliwych form restrukturyzacji przedsiębiorstwa.

Spółka jawna jest wygodną formą prowadzenia działalności gospodarczej, zwłaszcza dla osób, które zaczynają prowadzenie biznesu a jednocześnie są otwarte na współdziałanie z innymi osobami w ramach utworzonego organizmu prawnego jakim jest spółka jawna.

Założenie spółki jawnej jest proste, umowy spółki nie trzeba zawierać w szczególnej formie, zawarcie umowy spółki może nastąpić w systemie S24, sprawy spółki prowadzą wspólnie wspólnicy, przedmiot działalności spółki może obejmować szeroki zakres możliwych działań zarobkowych, a dodatkową korzyścią jest prostota rozliczeń księgowych i podatkowych – spółki jawnej nie dotyczy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Likwidacja spółki jawnej jest prosta. Jeżeli zatem zaczynasz, spółka jawna może być dla Ciebie dobrym wyborem.

A jeżeli rozwijasz swój biznes, który prowadzisz w formie spółki jawnej lub nastąpiło przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną to pomyśl o przekształceniu w spółkę z o.o. Jest to kolejny krok w rozwoju działalności uwarunkowany wieloma potencjalnymi motywami. Pierwszym, najbardziej rzucającym się w oczy motywem jest ograniczenie odpowiedzialności wspólników. Dzięki przekształceniu w spółkę z o.o. ustaje odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki. Drugim motywem jest chęć powierzenia prowadzenia spraw spółki organowi menedżerskiemu jakim jest zarząd i oddzielenia obszaru zarządzania od sfery właścicielskiej w spółce. Umożliwia to wprowadzenie regulacji zabezpieczających spółkę przed negatywnymi konsekwencjami w wypadku śmierci, zaginięcia wspólnika, co jest dużym ryzykiem w sytuacji gdyby wspólnicy prowadzili sprawy spółki cały czas.

Nie mniejsze znaczenie mają też motywy podatkowe. Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. pozwala na wybór tzw. estońskiego CIT co umożliwia bieżące uzyskiwanie przychodów bez obciążania dochodu obowiązkiem płacenia podatku CIT od dochodów spółki, o ile spółka nie wypłaca dywidendy. A wspólnicy spółki nie są obciążeni obowiązkiem płacenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W spółce przekształconej jest zdecydowanie większa możliwość uregulowania sposobów pobierania środków pieniężnych ze spółki, co pozwala na lepsze wypracowanie Twojej indywidualnej strategii podatkowej.

Podjęcie decyzji o przekształceniu spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i przeprowadzenie wskazanego procesu, może zatem w znacznym stopniu wpłynąć na rozwój przedsiębiorstwa, jak również bezpieczeństwo finansowe jego właścicieli.

Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. niesie za sobą wiele korzyści, przede wszystkim związanych z ograniczoną odpowiedzialnością wspólników oraz zarządu spółki, jak również stanowi jedno z możliwych rozwiązań w zakresie dozwolonej optymalizacji podatkowej w ramach Twojej indywidualnej strategii podatkowej.

Procedura przekształcenia spółki jawnej w spółkę kapitałową jaką jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się jednak z obowiązkiem dopełnienia szeregu formalności prawnych oraz administracyjnych.

Wspólnicy spółki przekształcanej powinni zadbać, aby podejmowane przez nich kroki pozostawały w zgodzie z obowiązującymi przepisami, równocześnie podejmując wszelkie możliwe kroki, zapewniające płynne przejęcie prowadzenia działalności przez spółkę powstałą z przekształcenia. A jest to możliwe gdy w ramach realizowanego projektu podejmie się uprzednie działania organizacyjne i weryfikacyjne, zanim nastąpi podjęcie uchwały o przekształceniu spółki, w celu przeprowadzenia płynnej zmiany formy prowadzonego biznesu.

Chociaż proces przekształcenia może wydawać się skomplikowany, z odpowiednią wiedzą i przygotowaniem, może okazać się korzystnym krokiem w kierunku dalszego rozwoju firmy. W niniejszej publikacji przybliżymy Ci najważniejsze aspekty przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o., dzięki czemu bez trudu podejmiesz kroki zmierzające do restrukturyzacji prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej.

Przekształcenie – kiedy warto je rozważyć?

Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością warto rozważyć, kiedy chciałbyś zapewnić większe bezpieczeństwo finansowe wspólników spółki poprzez ograniczenie ich odpowiedzialności za zaciągane przez spółkę jawną zobowiązania. Bowiem w przypadku spółki jawnej jej wspólnicy odpowiadają za jej zobowiązania spółki całym swoim majątkiem osobistym, co potencjalnie może grozić utratą prywatnych aktywów wspólników.

Tymczasem, w przypadku działalności prowadzonej w ramach spółki z o.o. majątek osobisty wspólników pozostaje bezpieczny. Spółka z o.o. ogranicza odpowiedzialność wspólników do wysokości wniesionych wkładów pokrywających kapitał zakładowy, co w praktyce oznacza, że w przypadku problemów finansowych spółki ich osobisty majątek jest chroniony przed roszczeniami wierzycieli, gdy po przekształceniu staną się wspólnikami spółki kapitałowej (wspólnicy spółki osobowej stają w momencie przekształcenia spółki jawnej wspólnikami w spółce przekształconej a ich odpowiedzialność za dotychczasowe zobowiązania spółki jawnej ustaje po 3 latach od przekształcenia).

Co więcej, przekształcenie pozwala na większą elastyczność w zarządzaniu firmą oraz umożliwia łatwiejsze pozyskiwanie inwestorów i kapitału. Dzięki klarownym regulacjom prawnym, pełnej sprawozdawczości finansowej, spółka z o.o. staje się atrakcyjną formą działalności dla osób planujących rozwój biznesu i pozyskanie inwestorów, a wysokość kapitału zakładowego jest formą weryfikacji wiarygodności firmy. Decydujące w tym zakresie będzie miało brzmienie umowy spółki.

Przekształcenie daje także możliwość lepszego planowania podatkowego, wypracowania Twojej indywidualnej strategii podatkowej oraz uproszczenia procesów decyzyjnych, co jest istotne w przypadku większych firm z rozbudowaną strukturą.

Przekształcenie spółki jawnej – od czego powinieneś zacząć?

W pierwszym kroku przekształcenie spółki jawnej zaczyna się od decyzji. Nieformalnej decyzji wspólników poprzedzającej takie działania jak przygotowanie sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia, podjęcie uchwały o przekształceniu zastępującej zawarcie umowy spółki przekształconej, czy powołanie członków organów spółki.

Przeprowadzając przekształcenie należy mieć na względzie istotność planowanej zmiany. O ile przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną nie jest tak istotną zmianą formy to przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. już taką zmianą jest. Wynika to z istotnych różnic pomiędzy tymi formami prowadzonej działalności, zasad prowadzenia sprawozdawczości finansowej (zasad rachunkowości) oraz zasad opodatkowania i zasad naliczania składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Przy przekształceniu spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością należy mieć na uwadze kilka niezwykle istotnych kwestii. Chociaż proces przekształcenia to w sporej mierze obowiązek przygotowania ściśle określonych dokumentów i podjęcia konkretnych kroków prawnych, wiąże się on również z koniecznością przeprowadzenia weryfikacji działalności, która dotąd była prowadzona w ramach spółki osobowej, jaką jest spółka jawna.

Wskazana weryfikacja działalności powinna obejmować prawne, podatkowe, jak również organizacyjne aspekty jej prowadzenia. Co prawda, zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu spółek handlowych, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która powstanie z przekształcenia spółki jawnej będzie posiadała wszystkie prawa i obowiązki, które przysługiwały spółce jawnej. Tym samym, przekształcenie nie powinno spowodować żadnych istotnych komplikacji w biznesie prowadzonym w ramach spółki jawnej. Jednak w pewnych wypadkach należy zadbać o pewne dodatkowe aspekty, aby uniknąć ewentualnych trudności związanych z przekształceniem.

Rzetelne i kompleksowe przeprowadzenie przeglądu działalności pozwoli na zyskanie pewności, że przekształcenie pozwoli na płynne przejęcie prowadzenia biznesu przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, bądź pozwoli przygotować się na konieczne działania.

Warto rozważyć pomoc doświadczonych osób, dla które znają praktyczne aspekty przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o. zarówno w aspekcie prawnym jak i podatkowym. W szczególności uzasadniona może okazać się pomoc doradcy podatkowego, jak również adwokata lub radcy prawnego, którzy krok po kroku przeprowadzą Cię przez proces przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o.

Weryfikacja działalności – na co powinieneś zwrócić uwagę?

Jak wskazaliśmy, decydując się na przekształcenie spółki jawnej w z o.o., jeszcze przed przystąpieniem do przygotowania planu przekształcenia, zanim nastąpi powołania organów spółki należy zaplanować przeprowadzenie weryfikacji (przeglądu) prowadzonej działalności w ramach spółki jawnej.

Skala wskazanej weryfikacji zależała będzie przede wszystkim od rozmiaru prowadzonej działalności, a tym samym ilości zawartych kontraktów, wydanych na rzecz spółki decyzji, zezwoleń, posiadanych nieruchomości, czy też osiąganych zysków, zwłaszcza jeżeli nastąpiło ich zatrzymanie w spółce. Warto zatem rozważyć ile czasu może zająć przegląd działalności i zarezerwować na jego przeprowadzenie odpowiednią ilość czasu.

Weryfikacja działalności spółki jawnej powinna obejmować w szczególności:

• zapoznanie się z istotnymi kontraktami zawartymi przez spółkę jawną – na przykład umowami kredytowymi lub leasingowymi, aby określić czy umowy takie nie zawierają postanowień dotyczących konieczności uzyskania zgody kontrahenta na przekształcenie lub poinformowania go o planowanym lub przeprowadzonym przekształceniu;
• dokonanie weryfikacji decyzji, koncesji oraz zezwoleń wydanych na rzecz spółki jawnej, w celu upewnienia się, że nie zaistnieje potrzeba uzyskania nowych dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• dokonanie weryfikacji uzyskanych przez spółkę jawną indywidualnych interpretacji podatkowych, w celu określenia czy pozostaną one aktualne po przekształceniu spółki.

Chociaż w Kodeksie spółek handlowych nie ma mowy o konieczności podjęcia wskazanych działań są one niezbędne z punktu widzenia niezakłóconego prowadzenia biznesu na etapie przekształcenia. Do przekształcenia spółki stosuje zasadę kontynuacji, a zatem przekształcenie spółki jawnej w zoo powinno nastąpić a automatycznym przejściem wszystkich uprawnień, obowiązków, decyzji na spółkę z o.o. lecz od tej zasady istnieje szereg wyjątków.

Przekształcenie spółki jawnej w z o.o. – aspekty formalne

W kodeksie spółek handlowych jasno jest wskazane jakie kroki należy podjąć, aby doszło do przekształcenia spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. W tym celu potrzebne będzie (o ile nie będziemy mieli do czynienia z uproszczonym modelem przekształcenia):

1. przygotowanie planu przekształcenia i jego podpisanie przez wszystkich wspólników prowadzących sprawy spółki jawnej;
2. zawiadomienie przez spółkę wspólników o zamiarze przekształcenia spółki w spółkę z o.o.;
3. podjęcie w formie aktu notarialnego uchwały o przekształceniu spółki jawnej w spółkę z o.o. przez wspólników spółki jawnej, a przed jej podjęciem muszą zostać przedstawione istotne elementy planu przekształcenia;
4. dokonanie w Krajowym Rejestrze Sądowym rejestracji przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o. (wykreślenia spółki przekształcanej jest formalnością, która następuje w późniejszym terminie).

Poniżej odniesiemy się do najważniejszych kwestii związanych z każdym krokiem zmierzającym ku przekształceniu spółki jawnej w spółkę w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Plan przekształcenia

Plan przekształcenia jest dokumentem, za którego sporządzenie odpowiedzialni są wszyscy wspólnicy spółki jawnej. Powinien on zostać obowiązkowo sporządzony w formie pisemnej zawierać kilka koniecznych elementów. Przede wszystkim plan przekształcenia powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia.

Oprócz tego konieczne jest przygotowanie kilku niezbędnych załączników do planu przekształcenia. Wśród nich możemy wyróżnić projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki, projekt umowy spółki jawnej oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.

Zawiadomienie wspólników o planowanym przekształceniu

Kolejnym obowiązkiem związanym z przekształceniem spółki jawnej w spółkę z o.o. jest zawiadomienie wspólników przez spółkę o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu. Konieczne jest dokonanie dwukrotnego zawiadomienia w ściśle określonym przedziale czasu. Pierwsze zawiadomienie wspólników musi zostać dokonane co najmniej na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały o przekształceniu, drugie co najmniej po upływie dwóch tygodni od dnia pierwszego zawiadomienia.

Konieczność dokonanie zawiadomień wspólników wpływa jednoznacznie na czas potrzebny na przeprowadzenie procesu przekształcenia spółki jawnej, w związku z czym należy wziąć go pod uwagę przy planowaniu jego przeprowadzenia.

Podjęcie uchwały o przekształceniu spółki

W następnej kolejności konieczne jest podjęcie przez wspólników spółki jawnej uchwały o jej przekształceniu w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Aby doszło do przekształcenie spółki jawnej w zoo konieczne jest aby za przekształceniem wypowiedzieli się wszyscy wspólnicy spółki. która ma zostać przekształcona.

Złożenie wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego

Ostatnim krokiem zmierzającym do przekształcenia spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest złożenie wniosku o wpis spółki przekształconej w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek taki powinni złożyć wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej. Wniosek może także zostać złożony przez pełnomocnika spółki, przy czym w takiej sytuacji pełnomocnictwo musi zostać udzielone przez wszystkich wspólników spółki jawnej.

Wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego o wpis przekształconej spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością powinien zostać złożony przy wykorzystaniu Portalu Rejestrów Sądowych. Powinien do nich zostać dołączony szereg dokumentów koniecznych do zarejestrowania spółki z o.o., wśród których możemy wyróżnić uchwałę o przekształceniu spółki, listę wspólników, listę adresów do doręczeń członków organów spółki (zarządu), listę adresów osób uprawnionych do powołania zarządu, jak również oświadczenie, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały wniesione.

W przypadku gdy wniosek składają wspólnicy spółki przekształcanej a nie ustanowiony przez nich pełnomocnik (adwokat lub radca prawny) konieczne będzie także złożenie oryginałów dokumentów w sądzie rejestrowym w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku o wpis spółki przekształconej przy wykorzystaniu Portalu Rejestrów Sądowych.

Wybór dnia przekształcenia

We wniosku o wpis spółki przekształconej warto zawrzeć prośbę o jej wpis do Krajowego Rejestru Sądowego w określonym, konkretnym dniu wybranym przez wspólników. Najczęściej będzie to pierwszy lub ostatni dzień roboczy danego miesiąca. Sądy przychylnie podchodzą do tego rodzaju wniosków i bardzo rzadka zdarza się, że prośba o wpis w dniu celowanym nie zostanie uwzględniona. W każdym przypadku przy przeprowadzanych przez nas projektach przekształceń wniosek został uwzględniony.

Wybór konkretnego dnia pozwoli lepiej przygotować się na rozpoczęcie działalności przez nowy podmiot – w tym wypadku przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która powstanie z przekształcenia spółki jawnej. Jest to istotne, ponieważ mimo że zasadniczo spółka przekształcona przejmuje wszelkie prawa i obowiązki spółki jawnej, mimo to przekształcenie każdorazowo będzie wiązało się z obowiązkiem dopełnienia określonych formalności, chociażby takich jak powiadomienie kontrahentów o dokonanym przekształceniu spółki.

Uproszczone przekształcenie spółki jawnej w z o.o.

Co do zasady, aby doszło do przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o. konieczne będzie podjęcie wszystkich wskazanych powyżej kroków. Jednak w pewnych wypadkach możliwe będzie pominięcie niektórych elementów co pozwoli na swego rodzaju uproszczenie, jak również przede wszystkim skrócenie czasu koniecznego do przekształcenia. Jest to duże ułatwienie i należy z niego skorzystać.

W przypadku przekształcenia spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje możliwość uproszczenia całego procesu poprzez pominięcie konieczności podjęcia określonych kroków związanych z przekształceniem. Mianowicie w przypadku przekształcenia spółki jawnej w przypadku której wszyscy wspólnicy spółki jawnej prowadzili sprawy spółki (a to jest zasadą) sporządzenie planu przekształcenia jak również zawiadomienie wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest potrzebne.

Należy jednak pamiętać, że chociaż w takim wypadku nie ma potrzeby sporządzenia przez wspólników planu przekształcenia, mimo to konieczne będzie sporządzenie załączników do planu przekształcenia. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych wśród wskazanych załączników możemy wyróżnić projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki, projekt umowy spółki z o.o. oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia.

Ile trwa przekształcenie spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można przeprowadzić relatywnie szybko. Cały proces nie powinien trwać dłużej niż dwa miesiące – od momenty podjęcia decyzji o dokonaniu przekształcenia. Co więcej w pewnych wypadkach może on ulec jeszcze skróceniu – w przypadku gdy wszyscy wspólnicy spółki jawnej prowadzą jej sprawy – nawet do kilkunastu dni.

Tak jak wskazaliśmy w takim wypadku nie ma konieczności sporządzania planu przekształcenia, jak również dwukrotnego zawiadamiania wspólników o planowanym przekształceniu. Dzięki temu proces przekształcenia może ulec skróceniu o kilka tygodni, przy czym każdorazowo będzie on zależał od wzajemnej współpracy wspólników, księgowości oraz osób zajmujących się obsługą prawną i podatkową. Co więcej ostateczny wpis spółki przekształconej do rejestru przedsiębiorców każdorazowo zależał będzie od obciążenia sądu rejestrowego.

Koszty przekształcenia

Jednym z podstawowych zagadnień związanych z przekształceniem spółki jawnej w spółkę z o.o. jest określenie przewidywanych kosztów związanych z przekształceniem. W związku z tym, że w przypadku przekształcenia tego rodzaju nie ma potrzeby sporządzania opinii przez biegłego rewidenta, jak również podpisywania planu przekształcenia w formie aktu notarialnego koszty te są relatywnie niewielkie. Powinny one zamknąć się maksymalnie w kwocie kilku tysięcy złotych.

Wśród kosztów, które należy ponieść musimy mimo to wyróżnić:

1. koszty notarialne – tj. koszt taksy notarialnej za objęcie uchwały o przekształceniu aktem notarialnym oraz koszty wypisów wskazanego aktu;
2. koszt podatku PCC w wysokości 0,5 % od kapitału zakładowego ustalonego w spółce przekształcanej;
3. koszty rejestracji przekształconej spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym – koszty te wynoszą w chwili obecnej 600 zł;
4. koszty aktualizacji danych w urzędach lub sądach.

Dodatkowo w przypadku korzystania z profesjonalnej pomocy prawnej lub podatkowej będziesz musiał liczyć się także z kosztami pomocy profesjonalistów.

Podsumowanie

Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością to krok, który może znacząco poprawić bezpieczeństwo prawne i finansowe Twojej działalności gospodarczej. Dzięki tej zmianie wspólnicy zyskają ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki zapewniając sobie tym samym tym samym ochronę ich prywatnego majątku. Spółka z o.o. daje również większe możliwości rozwoju, umożliwiając łatwiejsze pozyskiwanie inwestorów czy kredytów, a także zwiększa elastyczność w zarządzaniu firmą.

Proces przekształcenia, choć korzystny, wymaga precyzyjnego przeprowadzenia, począwszy od opracowania planu przekształcenia, aż po odpowiednie zmiany w dokumentacji spółki i zgłoszenia do rejestru przedsiębiorców. Z tego względu warto skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej, która zapewni prawidłowe i bezpieczne przeprowadzenie całej procedury.

Kancelaria prawna, z doświadczeniem w obszarze przekształceń spółek, będzie mogła pomóc w każdym etapie, od analizy opłacalności przekształcenia, po przygotowanie niezbędnych dokumentów i reprezentowanie przed odpowiednimi organami. Zachęcamy do skontaktowania się z naszą kancelarią, aby omówić, jak możemy wspierać Cię w procesie przekształcenia spółki.

Oferta Kancelarii

Zastanawiasz się jaka wysokość kapitału zakładowego będzie optymalna, a także czy zawsze wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej stają wspólnikami spółki powstałej z przekształcenia?

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie oraz z naszą ofertę usług świadczonych online na naszej Platformie Obsługi Prawnej i Podatkowej Online dotyczącej przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o.

Poprzedni