Umowa spółki – jak zabezpieczyć ciągłość działania spółki na wypadek sytuacji losowych i konfliktowych?

Zabezpieczenie ciągłości działania spółki w sytuacjach nadzwyczajnych to jeden z kluczowych elementów odpowiedzialnego zarządzania spółką zarówno w zakresie menedżerskim jak i właścicielskim, o którym powinien pamiętać każdy wspólnik i członek zarządu.

Niespodziewane zdarzenia losowe, takie jak śmierć wspólnika, zaginięcie, nagła choroba czy wewnętrzny konflikt, mogą poważnie zagrozić funkcjonowaniu firmy jeśli nie zostały wcześniej przewidziane i nie został przygotowany odpowiedni pakiet rozwiązań. Zazwyczaj w umowach spółek czas trwania spółki ujmuje się jako nieoznaczony, a zatem przewiduje się, że będzie ona trwała niezależnie od sytuacji życiowej właściciela spółki, wspólnika.

Dobrze skonstruowana umowa spółki, dostosowana do Twoich potrzeb to fundament bezpieczeństwa – dokument, który nie tylko reguluje bieżące zasady współpracy wspólników, ale również chroni spółkę przed destabilizacją w trudnych momentach, sytuacjach losowych, których nie potrafimy przewidzieć.

W niniejszej publikacji przedstawiamy Ci praktyczne rozwiązania prawne odnoszące się do najbardziej popularnej wśród spółek, tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółce mającej osobowość prawną.

Przedstawione przez nas propozycje pozwalają minimalizować ryzyko i zapewnić ciągłość działania spółki niezależnie od okoliczności.

W przedstawionych rozważaniach, bazujemy na naszym wieloletnim doświadczeniu w kompleksowym doradztwie prawnym dla spółek, wspólników, akcjonariuszy w tym w zakresie konstruowania umów. Zachęcamy do lektury publikacji i refleksji nad tym, czy Twoja umowa spółki rzeczywiście spełnia swoje zabezpieczające funkcje.

Zrozumienie ryzyka – jakie sytuacje nadzwyczajne mogą zagrozić Twojej spółce?

Przewidywanie potencjalnych zagrożeń to pierwszy krok do skutecznego zabezpieczenia interesów spółki i zapewnienia ciągłości i stabilizacji prowadzonej działalności gospodarczej. Każda firma, niezależnie od wielkości czy branży, może zostać dotknięta losowymi sytuacjami nadzwyczajnymi, które zaburzają jej funkcjonowanie, a nawet zagrażają jej istnieniu.

Do najczęstszych ryzyk, które mogą bezpośrednio oddziaływać na prowadzoną działalność, możemy zaliczyć zaginięcie lub śmierć jednego ze wspólników spółki, długotrwałą chorobę lub niezdolność do działania członka zarządu bądź kluczowego wspólnika, a także konflikty wewnętrzne prowadzące do paraliżu decyzyjnego.

Spośród typowych nadzwyczajnych sytuacji losowych dla jakich należy przygotować plan zapobiegawczy należą: zaginięcie wspólnika, wypadek lub ciężka choroba uniemożliwiająca składanie oświadczeń woli oraz niezdolność do zarządzania (utrata świadomości, udar, śpiączka) oraz śmierć.

Wprawdzie spółka kapitałowa, niezależnie od tego jaki jest przedmiot działalności spółki jest chroniona prawnie przed sytuacjami losowymi dotyczącymi poszczególnych wspólników (nie ulega likwidacji z chwilą śmierci wspólnika) to jednak trzeba w każdej spółce wprowadzić plan awaryjny zapewniający ciągłość działania spółki w sytuacji zdarzeń losowych dotyczących kluczowego wspólnika (wspólnika o istotnym udziale w kapitale zakładowym) lub kluczowego członka zarządu spółki. Należy także mieć na względzie, że zdarzenia losowe dotyczące wspólnika mającego jeden udział w spółce, bez względu na wartość nominalną udziału i siedzibę spółki mogą wprowadzić istotne perturbacje.

Powyższe sytuacje dotyczą sfery właścicielskiej spółki, jeżeli dotyczą wspólnika spółki. Czyli dotyczą sfery zarządzania właścicielskiego (podejmowanie decyzji właścicielskich w spółce).

Mogą jednak również dotyczyć sfery menedżerskiej czyli dotyczyć członka zarządu. Wówczas osoby uprawnione (w osobach poszczególnych wspólników) powinny zapewnić ciągłość sfery zarządzania menedżerskiego.

Nie można również pominąć problemów finansowych wspólników, które mogą wpływać na losy ich udziałów, ani nagłych zmian w otoczeniu rynkowym, które wymuszają zmianę profilu działalności spółki bądź wpływają na jej stabilność finansową. Świadomość tych zagrożeń to podstawa, by móc je uprzednio ująć w umowie spółki i uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości.

Umowa spółki jako tarcza ochronna – kluczowe zapisy dla ciągłości działania

Umowa spółki to nie tylko dokument organizacyjny określający siedzibę spółki, przedmiot działalności spółki, wysokość kapitału zakładowego, wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników czy regulacje dotyczące zbycia udziałów, ale także świetne narzędzie ochrony przed skutkami nieprzewidzianych zdarzeń losowych.

Odpowiednio skonstruowane zapisy mogą skutecznie zabezpieczyć ciągłość działania spółki prawa handlowego i umożliwić szybkie reagowanie w sytuacjach kryzysowych aby zapewnić sprawne przejęcie zarządzania spółką przez następców prawnych lub uprzednio wyznaczonych zastępców.

Jednak aby to nastąpiło trzeba wprowadzić do umowy spółki regulacje przewidujące możliwość podejmowania konkretnych działań na wypadek sytuacji losowych. Brak uprzedniego przygotowania odpowiednich rozwiązań uniemożliwi możliwość szybkiej reakcji np. w razie zaginięcia wspólnika będącego jednocześnie kluczowym członkiem zarządu.

Postanowienia dotyczące dziedziczenia udziałów w spółce z o.o.

Co do zasady, w przypadku śmierci wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przysługujące mu udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wchodzą do spadku po tym wspólniku i podlegają dziedziczeniu.

Taka sytuacja może prowadzić w pewnych wypadkach do paraliżu decyzyjnego lub nadmiernego rozdrobnienia udziałów zmarłego wspólnika, co może okazać się szczególnie dotkliwe dla spółki w przypadku podziału udziałów pomiędzy kilku spadkobierców pozostających w konflikcie. Dodatkowo spółka i jej wspólnicy będą się musieli zmierzyć z utratą kluczowej, być może, dla jej działania osoby.

Wspólnicy spółki mogą jednak wprowadzić do umowy spółki postanowienia, które będą ograniczały lub w ogóle wyłączały wstąpienie do określonej spółki spadkobierców w miejsce zmarłego wspólnika.

W takim wypadku, w umowie spółki powinny jednak znaleźć się zapisy, które będą jasno określały warunki spłaty spadkobierców zmarłego wspólnika – tak aby uzyskali oni ekwiwalent udziałów zmarłego wspólnika. Jeśli ich zabraknie, ograniczenie lub wyłączenie wejścia do spółki spadkobierców będzie nieskuteczne, w związku z czym udziały przejdą na ich własność.

Chcąc ograniczyć możliwość wejścia spadkobierców zmarłego wspólnika do spółki, w umowie spółki może przykładowo znaleźć się postanowienie, zgodnie z którym możliwość przystąpienia spadkobierców będzie uzależniona od zgody zgromadzenia wspólników, wyrażonej określoną ilością głosów.

Można także uprzednio rozrządzić udziałami w spółce na wypadek śmierci poprzez dokonanie zapisu windykacyjnego, dzięki czemu można będzie zapobiec rozdrobnieniu udziałów w ramach ogólnych zasad dziedziczenia czy to ustawowego czy też testamentowego. Zapis windykacyjny, poza zapobiegnięciem rozdrobnieniu udziałów ma także dodatkową zaletę, uprawniony od razu może wykazać się dowodem sukcesji.

Nie ma także przeszkód, aby do umowy spółki wprowadzić postanowienia, zgodnie z którymi do spółki będą mogli przystąpić jedynie spadkobiercy będący zstępnymi zmarłego wspólnika, wykluczając możliwość przejęcia udziałów przez małżonka i innych krewnych, bądź uzależnić przystąpienie spadkobierców od odpowiednich warunków. Rozwiązania takie mogą zostać wprowadzone także poprzez zapis windykacyjny.

Postanowienia, dotyczące śmierci wspólników spółki z o.o., mogą zostać wprowadzone już przy zawiązywaniu spółki z o.o. Nie ma jednak przeszkód, aby wprowadzić odpowiednie postanowienia już po rejestracji spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym. W takim jednak wypadku konieczne będzie dokonanie zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego.

Zapewnienie ciągłości reprezentowania spółki i prowadzenia spraw spółki

W przypadku spółki z o.o. organem uprawnionym do jej reprezentowania i prowadzenia spraw spółki jest zarząd. Zgodnie z postanowieniami kodeksu spółek handlowych, co do zasady to wspólnicy decydują o tym kto będzie zasiadał w zarządzie określonej spółki z o.o., podejmując decyzję uchwałą zgromadzenia wspólników, chyba że umowa spółki z o.o. stanowi inaczej.

Umowa spółki z o.o. może przyznawać kompetencje do powołania członków zarządu innemu podmiotowi, np. jednemu ze wspólników mniejszościowych, a nawet osobie trzeciej. Można także w tym względzie wprowadzić pewne ograniczenia, przykładowo przyznając możliwość powołania członka zarządu przez określoną osobę w przypadku gdy żaden z mandatów w zarządzie nie jest obsadzony.

Przyznanie kompetencji do powołania członków zarządu określonej osobie może uchronić w pewnych sytuacjach spółkę od braku możliwości jej reprezentowania. Decyzja pozostawiona w rękach jednej osoby powinna być co do zasady szybsza, zwłaszcza gdy spółka będzie się zmagała z utratą kluczowego wspólnika. Ma to istotne znaczenie w wypadku śmierci, zaginięcia lub poważnej choroby wspólnika. W każdej spółce musi zostać wprowadzony mechanizm pozwalający na utrzymanie ciągłości zarządzania, czyli możności powoływania i odwoływania członków zarządu nawet gdy wspólnik nie może składać oświadczeń woli (śpiączka, zaginięcie). Dotyczy to także komisji rewizyjnej, a gdy w spółce występuje rada nadzorcza, to także tego organu.

Mechanizmy rozwiązywania sporów i impasów decyzyjnych

W pewnych sytuacjach w spółkach prawa handlowego, mogą pojawić się spory i impasy decyzyjne, które w skrajnym wypadku mogą nawet uniemożliwiać prowadzenie działalności gospodarczej, hamować jej rozwój, czy też powodować pogorszenie sytuacji finansowej spółki.

Niejednokrotnie, w naszej praktyce, spotkaliśmy się z sytuacjami, w których zaistniały konflikt prowadził do paraliżu decyzyjnego, który uniemożliwiał podjęcie wiążących uchwał w sytuacjach patowych, bądź wręcz odwrotnie – niezgodność wspólników mniejszościowych lub większościowych, wywoływała nawet wieloletnie konflikty bezpośrednio oddziaływujące na bieżącą działalność prowadzoną przez spółkę. Kluczowe w tym zakresie zapisy dotyczą kworum w zakresie możliwości odbycia zgromadzenia wspólników oraz ilości głosów jaka jest niezbędna do podejmowania uchwał. Czasami wspólnik mający jeden udział może blokować podejmowanie istotnych dla spółki decyzji.

W związku z tym, warto zadbać o dokładne przeanalizowanie sytuacji w danej spółce i dostosowanie postanowień umowy spółki do sytuacji faktycznej występującej w danym biznesie. Aby w największym możliwym stopniu ułatwić funkcjonowanie danej spółki w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych, umowa spółki powinna przewidywać skuteczne mechanizmy rozwiązywania sporów i wyjścia z impasów decyzyjnych.

Do często stosowanych zapisów w umowach spółek należą także postanowienia o obowiązkowej mediacji lub arbitrażu, które pozwalają uniknąć długotrwałych i kosztownych postępowań sądowych. Doświadczony mediator, może skutecznie przeprowadzić wspólników spółki przez zaistniały konflikt, umożliwiając jego jak najsprawniejsze rozwiązanie.

Co więcej, odnośnie potencjalnego impasu decyzyjnego, umowa spółki może przewidywać możliwość wykupienia udziałów bądź ogółu praw i obowiązków jednego ze wspólników lub też przez inną osobę (np. klauzula drag along). Takie postanowienia, doprowadzą do zmiany struktury właścicielskiej w danej spółce, dając jej możliwość na dalsze działanie, prowadzenie inwestycji i rozwój prowadzonej działalności. Odpowiednio skonstruowana umowa spółki stanowi zatem kluczowe narzędzie zabezpieczające ciągłość działania przedsiębiorstwa w warunkach kryzysowych.

Należy jednak nadmienić, że niektóre z regulacji np. klauzula drag along mogą zostać wprowadzone w umowie inwestycyjnej zawartej pomiędzy wspólnikami, a nie tylko w umowie spółki. Jest to dodatkowe uzgodnienie wspólników, w którym trzeba uregulować zasady współdziałania i metody rozwiązywania sytuacji konfliktowych.

Ograniczenia w zbywaniu udziałów – jak uchronić spółkę przed niechcianym wspólnikiem?

Jednym z większych zagrożeń dla stabilności spółki może być nagłe pojawienie się nowego, nieznanego wspólnika. Może być to szczególnie dotkliwe w przypadku gdy dotychczasowi wspólnicy nie mają wpływu na to, komu udziały zostały zbyte. Takie sytuacje mogą zaburzyć relacje wewnętrzne w spółce, a w skrajnych przypadkach – sparaliżować jej działanie.

Remedium na tego rodzaju zagrożenie może stanowić wprowadzenie do umowy spółki klauzuli, przyznających pozostałym wspólnikom prawo pierwszeństwa nabycia udziałów (prawo pierwszeństwa) lub prawo pierwokupu. Rozwiązanie to pozwala na skuteczne przeciwdziałanie wejściu do spółki osób trzecich, które mogłyby zakłócić dotychczasową dynamikę współpracy lub naruszyć strategiczne interesy spółki.

Zarówno prawo pierwszeństwa, jak i prawo pierwokupu umożliwiają wspólnikom przejęcie udziałów przeznaczonych do zbycia przed ich sprzedażą lub darowaniem osobie z zewnątrz. Odpowiednie uregulowanie tych mechanizmów w umowie spółki nie tylko zwiększa bezpieczeństwo operacyjne, ale również ogranicza ryzyko rozproszenia udziałów i utraty kontroli nad spółką przez dotychczasowych wspólników.

Dla pełnej skuteczności takich rozwiązań, istotne jest również precyzyjne określenie zasad wyceny udziałów przy ich zbyciu. Brak jednoznacznych reguł w tym zakresie może prowadzić do sporów – zarówno co do wartości udziałów, jak i trybu ustalania ceny. Umowa spółki powinna więc zawierać mechanizm wyceny (np. według wartości księgowej, rynkowej lub opartej na wycenie rzeczoznawcy), który będzie stosowany w przypadku planowanego zbycia udziałów objętych ograniczeniami.

Prawo pierwszeństwa oraz pierwokupu różnią się nieco w mechanizmie działania. Otóż, prawo pierwokupu zakłada zawarcie warunkowej umowy sprzedaży udziałów z podmiotem zewnętrznym, natomiast prawo pierwszeństwa wywołuje konieczność złożenia oferty zakupy udziałów pozostałym wspólnikom przed podjęciem negocjacji z osobą trzecią. Niemniej jednak, oba prawa mają wspólny cel: umożliwiają obecnym wspólnikom przejęcie udziałów, zanim trafią one „na zewnątrz”.

Wprowadzenie klauzuli zapewniającej możliwość przejęcia udziałów przez dotychczasowych wspólników jest bardzo dobrym pomysłem. Jeśli natomiast, chciałbyś dowiedzieć się więcej o różnicach pomiędzy tymi dwoma prawami, koniecznie zapoznaj się z naszą publikacją dotyczącą zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Powyższe uprawnienia dodatkowo wzmacnia się zapisami dotyczącymi obowiązku uzyskania zgody spółki na zbycie przez wspólnika udziałów. Przy czym należy odejść od kodeksowej zasady, iż zgody udziela zarząd i przyznać to uprawnienie zgromadzeniu wspólników. Opcjonalnie może to też być rada nadzorcza.

Kapitał zakładowy i finanse spółki w kontekście stabilności

W kontekście wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych, warto także rozważyć wprowadzenie do umowy spółki z o.o. klauzul mających bezpośredni wpływ na zapewnienie stabilności finansowej w określonej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Kodeks spółek handlowych, daje w tym zakresie dosyć szerokie możliwości.

Podwyższenia kapitału zakładowego

Przede wszystkim umowa spółki z o.o. może przewidywać możliwość szybkiego dokapitalizowania spółki poprzez podwyższenie kapitału zakładowego, którego wysokość wpływa na wiarygodność spółki względem jej kontrahentów. Wskazany zapis może być bardzo przydatny, gdy w spółce zaistnieje potrzeba szybkiego jej dokapitalizowania.

Przepisy przewidują możliwość podwyższenia kapitału bez konieczności zmiany umowy spółki, a zatem bez konieczności wizyty u notariusza, w sytuacji gdy umowa spółki przewiduje taką możliwość, określając jednocześnie termin w jakim może dojść do takiego podwyższenia oraz maksymalną wysokość kapitału zakładowego.

Dopłaty wspólników

Co więcej, warto rozważyć wprowadzenie do umowy spółki z o.o. możliwości wniesienia dopłat przez wspólników większościowych jak i wspólników mniejszościowych. Ta forma dokapitalizowania spółki z o.o., może okazać się szczególnie przydatna, w sytuacji przejściowych trudności finansowych, czy też nieprzewidzianych wydatków lub wystąpienia straty.

Bez wprowadzenia do umowy spółki z o.o. odpowiednich klauzul przewidujących możliwość wniesienia dopłat do spółki, ich wniesienia nie będzie możliwe. Warto zatem zadbać odpowiednio wcześnie o skonstruowanie odpowiednich zapisów w umowie spółki, tak aby możliwe było szybkie dokapitalizowanie spółki, w sytuacji zaistnienia takiej konieczności.

Zapraszamy także do lektury naszej publikacji, dotyczącej możliwych form dokapitalizowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Możliwe formy podziału zysku spółki z o.o.

Dobrym pomysłem zapewnienia stabilności finansowej w spółce z o.o., może również być określenie zasad wypłaty zysku, poprzez przeznaczanie jego konkretnej części na zasilenie kapitału zapasowego lub rezerwowego.

Postanowienia umowy spółki mogą przewidywać także, że cały zysk spółki z o.o. będzie przeznaczony na kapitał zapasowy lub rezerwowy do czasu uzyskania jego konkretnego poziomu. Środki takie mogą później, w przypadku zaistnienia sytuacji nadzwyczajnych pomóc w zapewnieniu stabilności finansowej danego podmiotu.

Zakładanie i rejestracja spółki – kiedy myśleć o zabezpieczeniach?

Wprowadzenie do umowy spółki mechanizmów mających bezpośredni wpływ na stabilność spółki w wypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych, należy rozważyć już na etapie założenia spółki i rejestracji spółki w KRS. Nigdy bowiem nie jest za wcześnie na to, aby zadbać o przyszłość prowadzonego biznesu w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń.

Nie ma jednak przeszkód, aby odpowiednie postanowienia zostały wprowadzone do umowy już na etapie funkcjonowania danego podmiotu. W tym celu konieczne jednak będzie przeprowadzenie zmiany umowy spółki, a w tym celu uzyskania zgody odpowiedniej ilości wspólników na dokonanie zmian, a następnie dokonanie ich rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Co również istotne, wprowadzenie postanowień wpływających na zapewnienie stabilizacji spółki na wypadek wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych jest możliwe tylko w przypadku, gdy umowa spółki jest zawierana lub zmieniana w tradycyjnej formie.

Nie będzie takiej możliwości w przypadku gdy umowa spółki zawierana jest w oparciu o wzorzec umowy, udostępniony w systemie S24, jak również przy przeprowadzaniu zmian przy jego wykorzystaniu. Wobec tego, w związku z tym, że umowa spółki z o.o. musi być zawierana i zmieniana przy wykorzystaniu formy aktu notarialnego, musisz także liczyć się z poniesieniem związanych z tym kosztów. Jeśli natomiast chciałbyś dowiedzieć się więcej o kosztach związanych z utworzeniem spółki z o.o., koniecznie przeczytaj naszą publikację.

Podsumowanie

Każda spółka jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. W związku z tym dla każdego z podmiotów warto zastanowić się nad wprowadzeniem indywidualnie dostosowanych dla niej rozwiązań wpływających na bezpieczeństwo jej funkcjonowania.

W tym zakresie warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem, który doradzi jakie rozwiązania sprawdzą się w konkretnej spółce i zabezpieczą interesy wspólników i ciągłość obrotu gospodarczego. Zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią, gdzie sprawnie przeprowadzimy Cię przez wprowadzenie w Twoim biznesie zasad zwiększających jego bezpieczeństwo.

Oferta Kancelarii

Chciałbyś aby Twoja umowa spółki została kompleksowo uregulowana i nie znajdowały się w niej jedynie tak podstawowe kwestie jak czas trwania spółki (czas oznaczony lub czas nieokreślony), wkład pieniężny lub niepieniężny, przedmiot działalności spółki, określenie siedziby spółki czy kapitał zakładowy spółki?

A może prowadzisz działalność w formie spółki z o.o. i stoisz przed koniecznością podjęcia decyzji odnośnie wakatu w zarządzie spółki z o.o., jednak nie masz uprawnienia do podejmowania samodzielnie decyzji w tym zakresie? A może chodzi Ci zastanawiasz się nad rozwiązaniem spółki i nie wiesz jak wyglądać będzie Twoja odpowiedzialność za zobowiązania spółki i jaką rolę w całym procesie odgrywa urząd skarbowy?

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie oraz z naszą ofertę usług świadczonych online na naszej Platformie Obsługi Prawnej i Podatkowej Online w zakresie doradztwa w zakresie zabezpieczenia działalności spółki.

Poprzedni